Тайм-менеджмент заключается в том, чтобы планировать и управлять своим временем. Технология и его методы разработаны на принципе того, что у человека, не способного организовать своё время, просто-напросто отсутствует мотивация для этой организации. Если её нет, мы начинаем оттягивать начало какого-то дела, избегаем не терпящего отлагательства решения проблем, обходим стороной вопросы, которые уже давно должны быть урегулированы, и так далее, и тому подобное. И увеличиваем таким образом психологический груз вины перед окружающим миром за свои нереализованные намерения. И оправдываем себя при этом нехваткой времени.
Для того чтобы исправить ситуацию, нам необходим личный тайм-менеджмент. Начинается он с поиска мотивации для выполнения тех или иных дел. Допустим, не хочется нам заниматься какой-то работой. Ну, так попробуем найти плюсы, которые нам принесёт это занятие! Это может быть прибавка к зарплате, предполагаемое повышение в должности, обретение удовлетворения от выполненного долга, наконец, и отличный отдых после того, как всё будет осуществлено.
На таких мотивациях можно выстраивать и домашний тайм-менеджмент. Разве секрет, дорогие мои женщины, что домашняя рутинная работа нередко вызывает не просто неприятие, но и отвращение? Однако заниматься ей необходимо, иначе грязные тарелки, немытые полы и нестиранное бельё безжалостно уничтожат и внешний, и внутренний комфорт существования всей семьи. Как ни крути и как ни кричи о разделении бытовых обязанностей, но уборка в доме – дело больше женское, чем общее. Только женщина может сделать жилище по-настоящему уютным и привлекательным. Поэтому в домашнем тайм-менеджменте она нуждается более других членов своей семьи.
Организация пространства в целом имеет очень большое значение в развитии дисциплинированности каждого человека. Наше психологическое состояние существенно зависит от окружающей обстановки, и тогда, когда эта обстановка не благоустроена, она взбудораживает психику человека. Тайм-менеджмент в организации пространства вокруг нас воистину играет роль волшебной палочки. Отсутствие хаоса в этом пространстве помогает побороть внутреннюю несобранность. Таким образом, внешний порядок в доме, в рабочем кабинете, на столе, на кухне, в ванной комнате – да где угодно! — даёт возможность справиться с психологическим разладом и направить энергию в нужное русло. Очень помогает в этом вопросе соответствующая моменту деловая одежда. Как ни странно, но даже домохозяйки быстрее выполняют домашние обязанности в туфлях, а не в тапочках.
Эффективный тайм-менеджмент. Правила
Эффективный тайм-менеджмент подразумевает тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать его и, при необходимости, добавлять новый.
Тайм-менеджмент предусматривает, что все дела в плане вы должны разделить на три группы. Первая из них включает в себя первостепенные, не терпящие отложения дела и предполагаемые проблемы, которые могут возникнуть в подлежащий планированию день. Проблем нужно определять не более двух. Все эти вопросы, независимо от того, какие чувства они вызывают, надо решать непременно именно в тот день, на который они намечены.
Вторая группа составляемого плана – это важные, но не требующие немедленно исполнения дела. Их можно выполнить, если в намеченный день внезапно высвободится часть рассчитанного на что-то другое времени. Если же сделать что-то важное, но не срочное, в этот день не удастся, со временем оно перекочует из второй группы плана в первую.
Личный тайм-менеджмент третьей группы плана состоит из мелких рутинных дел. Эти мелочи необходимо не только учитывать при планировании, но и как можно быстрее ликвидировать, – они имеют особенность вносить разлад в любую, даже очень хорошо организованную деятельность.
Составление таких групп особенно важно, если применяется тайм-менеджмент в организации среднего и более масштаба. Он помогает определить наиболее значимые моменты работы всех сотрудников этой организации, включая и их руководящий состав. Однако для повышения продуктивности коллектива одного составления групп будет недостаточно. Согласно правилам, каждое крупное дело при планировании нужно разбить на несколько подпунктов. В этих подпунктах следует подробно расписать цели выполнения той или иной работы, способы достижения целей и основные задачи этой работы. Затем для каждой группы дел надо определить оптимальное время, когда они будут выполняться, и примерную продолжительность выполнения.
Кроме того, основы тайм-менеджмента включают в себя учёт необходимости личного участия человека в реализации какой-то задачи. Например, в организациях исполнение каких-то дел можно поручить специально обученному персоналу, на который при этом возлагается и ответственность за качество работы.
К общему плану распределения времени, для повышения эффективности тайм-менеджмента, целесообразно добавить ещё один план, служащий альтернативой первому в случае возникновения каких-то форс-мажоров. Такой план является своего рода экстренным выходом из критических ситуаций. Он не только позволит быстро принимать верные решения, но и существенно сбережёт нервы и время, если случится что-то непредвиденное.
Приступать к работе нужно, руководствуясь составленным планом и выполняя все его пункты последовательно. Такая последовательность – гарантия успешности любого начинания. К тому же она способствует повышению продуктивности процесса и увеличивает скорость выполнения любой работы. Стоит ли говорить, что планирование по правилам тайм-менеджмента существенно поднимает шансы стремительного продвижения по карьерной лестнице? Поднимает, конечно. Однако для того, чтобы максимально организовать своё время, следует не только понять что такое тайм-менеджмент, но и стараться руководствоваться максимумом его основных принципов.
Основные принципы тайм – менеджмента
Как мы уже говорили, наибольшую продуктивность от нашей работы можно получить, составив подробный и последовательный план действий. Что же касается успешного продвижения по карьерной лестнице, то для него желательно придерживаться определенного плана. Сделать это не сложно. Главное — определить суть теории. Тайм-менеджмент заключает в себя несколько основных постулатов:
- умение верно ставить цели;
- умение правильно определять жизненные приоритеты;
- умение варьировать инструменты планирования;
- наработка необходимых привычек.
Что собой представляет умение верно ставить себе цели? Эффективный тайм-менеджмент подразумевает, что цель должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. К примеру, если мы просто намереваемся выучить какой-то иностранный язык – это не цель. А вот если мы хотим выучить его до определённого уровня к какому-то сроку – это уже цель.
Умение правильно определять жизненные приоритеты заключается в нашей способности выбрать из множества целей наиболее весомую и важную на данный момент. Причём важную по отношению к собственной персоне. Ведь нередко мы отдаём предпочтение общественным или семейным целям в ущерб своим желаниям, а это, в итоге, может привести к накоплению усталости. И тогда об эффективности работы придётся забыть. Посему, если нам необходимо отдохнуть, приоритетной будет цель отдохнуть.
С наработкой необходимых привычек всё просто. Стабильность повторения правил изо дня в день способствует наработке навыков, которые, в свою очередь, повышают плодотворность труда. Что, в целом, и является значительным шагом вперёд.
Что касается умения варьировать инструменты планирования, то об этом немного подробнее:
- Для успешности во всех видах нашей деятельности целесообразно будет завести ежедневник, соответствующий по своим качествам нашим требованиям и привычкам. Ежедневник может быть электронным, бумажным, – каким угодно, лишь бы в него без труда вносились изменения в распорядке дня. В ежедневнике нужно будет контролировать выполнение тех задач, которые были поставлены на тот или иной день.
- Для правильного планирования следует описать свою жизненную концепцию на бумаге. Эффективный тайм-менеджмент во многом зависит от создания списка долгосрочных целей, держать которые в уме бессмысленно. Только записанные, эти цели, словно материализуясь, начинают реально существовать. То же самое относится и к краткосрочным целям. Все они, как мы уже говорили, непременно должны иметь точные сроки достижения. В противном случае цель получится размытой, и план её выполнения будет работать слабо. Записывая свои цели, обязательно учитываем при этом и те, которые касаются нашего здоровья, отдыха и развлечений.
- Личный тайм-менеджмент не эффективен без ежедневного плана, составленного накануне вечером. Именно в это время наиболее чётко представляется картина будущего дня и все его главные задачи. Благодаря таким фактам, мы можем правильно распределить очерёдность решения возникших задач, установив их приоритетность и срочность, и разработать маршрут своего передвижения. За ночь наше сознание усвоит составленный вечером план, и на следующий день все действия будут совершаться почти автоматически, без особого напряжения.
- Планируя свои действия, помним о глобальных целях – это поможет правильно ранжировать ежедневные цели и быстрее, таким образом, продвигаться к достижению глобальных.
- Составляя план, учитываем биологические циклы, вызывающие подъём и спад нашей активности. Каждый человек, внимательно проследив за собственным состоянием в течение дня, может определить, в какое время суток он максимально трудоспособен. Именно на это время и должна приходиться наибольшая трудовая нагрузка. В противном случае отдача от нашей деятельности резко снизится, и виной тому будет биологический цикл спада активности.
- Современный тайм-менеджмент заложил в основу принцип делегирования обязанностей, который тоже необходимо учитывать при планировании. Наши силы, возможности и время не безграничны, а это значит, что не следует взваливать на себя непосильную ношу, стараясь сделать как можно больше. Поэтому находим тех, кому можно перепоручить часть дел, проконтролировав затем их выполнение. Такая передача доли своей работы другому человеку является очень мощным инструментом для повышения собственной продуктивности.
- Составленный на день план по мере его выполнения надо анализировать, вычёркивая претворённые в жизнь пункты. Делать это следует непредвзято, трезво оценивая результат этого претворения в жизнь. Такие действия помогут определиться с дальнейшими целями и сформировать правильное представление о складывающейся ситуации.
Ну, вот, пожалуй, и все основные правила планирования, которые предусматривает тайм-менеджмент. Следуя им, мы получаем реальный шанс быстрого продвижения по карьерной лестнице и возможность полноценного отдыха после качественно, с полной самоотдачей выполненной работы. Для пущей же плодотворности наших деяний надо следовать некоторым советам уже опытных в этой области людей. Заключаются они в следующем.
Во-первых, занимаясь каким-то делом, желательно полностью на нём сконцентрироваться и не отвлекаться на какие-то другие действия: долгие разговоры по телефону, общение с коллегами, затянувшееся чаепитие и прочее. Результатом подобного рассеивания внимания станут затянувшиеся на целый день элементарные дела. Поэтому учимся говорить категоричное: «Мне некогда!» в ответ на чьи-то просьбы помочь или стремление поболтать о пустяках.
Во-вторых, выполняя серьёзную работу, сохраняем спокойствие. Спешка и нетерпеливость приводит к нервозности и суете, а это отнимает массу времени, которое просто проходит впустую. Чтобы такой ситуации не возникло, контролируем себя, блокируя различные раздражители и отодвигая их обдумывание на потом.
И, наконец, в третьих: завершив какое-то сложное дело, поощряем себя – празднуем это событие, покупаем какие-то желанные и приятные вещички, идём в дорогой ресторан и прочее. Одним словом, позволяем себе делать то, что принесёт максимум положительных эмоций. Такое поощрение – отличный стимул для наращивания эффективности работы и её оперативности.
Поглотители времени
Развитие информационных технологий порождает новых расхитителей времени: электронная почта, социальные сети, развлекательные ресурсы, аська, скайп, онлайн-игры, видеосервисы… Как остановить минуты и часы, утекающие словно песок сквозь пальцы? Тайм-менеджмент выявляет резервы времени, вступая в борьбу с его поглотителями.
Полный отказ от праздного времяпровождения не сделает вас счастливыми. Иногда надо баловать себя ничегонеделанием, это полезно для психического здоровья. Нужно лишь научиться управлять привязанностями. Уменьшение количества поглотителей времени освобождает вас для важной работы или общения с семьёй. Кстати, планированию отдыха в тайм-менеджменте отводится особое место.
Организация рабочего дня
Умение правильно организовать рабочий день важно для всех работников, особенно для руководителей. На их плечи возлагается двойная нагрузка — управление своим временем и постановка задач для подчинённых. Рядовые сотрудники также должны правильно планировать работу, чтобы достичь успеха в карьере.
В настоящее время появился ряд самостоятельных школ тайм-менеджмента, каждая из которых по-своему интерпретирует правила управления временем. В своей основе эти нормы универсальны. Вот несколько таких правил, придерживаясь которых, вы существенно улучшите свои производственные показатели.
| Название | Характеристика |
|---|---|
| Правило 10/90 | 10% на план экономят 90% на выполнение |
| Правило 6П | Важность предварительного планирования |
| Принудительная эффективность | Времени всегда мало, нужны приоритеты |
| Решение неприятных и глобальных задач | Начинать с неприятного и дробить большие задачи |
Правило 10/90
Производительность труда увеличивается на 25%, если придерживаться заранее обозначенного плана. Утром не нужно ломать голову, с чего начать работу. Постепенное разрешение вопросов и выполнение приоритетных дел позволит существенно сократить затрачиваемое на них время. Об этом как раз и гласит правило тайм-менеджмента под названием «10/90». Суть его заключается в том, что на планирование задачи необходимо затратить 10% времени. В последствии этот вклад сэкономит 90% времени на её решение.
Правило 6П
- Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели
Нужно уметь чётко определять наиболее приоритетные задачи, исходя из их важности и срочности. Сложные задачи можно разбивать на мелкие, выстраивая дерево решений. При этом главное не закопаться в мелочах, отдаляясь от конечной цели. Чрезмерное количество подзадач может мешать решению главной задачи.
Принудительная эффективность
- Главное — успевать главное
К выделению самого важного в работе также призывает закон «принудительной эффективности». Надо чётко себе представлять, что времени никогда не бывает достаточно, поэтому первоначально нужно решать тот вопрос, который в результате принесёт наибольшую выгоду. Каждый выполненный пункт плана рекомендуется вычёркивать. Это не только разгрузит голову, но и принесёт моральное удовлетворение, что даст новый заряд энергии для работы.
Решение неприятных и глобальных задач
- Съешь лягушку и разрежь слона
Не стоит откладывать неприятные дела на потом. Это одна из самых главных ошибок, приводящих к эмоциональному перенапряжению. Съесть лягушку означает в начале дня без всяких размышлений закрыть неприятный вопрос, после чего груз спадёт с плеч и появится хорошее настроение. Новый прилив энергии повысит работоспособность, а оставшиеся дела не потребуют чрезмерных усилий.
Если дело такое большое, что за него никак не получается взяться, то надо «разрезать слона на бифштексы» — разбить большое дело на взаимосвязанные дела «удобоваримого» размера. В научном мире такой подход называется декомпозицией.
Сегодня многие компании стали внедрять технологии тайм-менеджмента. Основные правила организации времени помогают сотрудникам более рационально и правильно им распоряжаться. На данный момент методы и принципы управления временем довольно подробно освещены ведущими российскими и зарубежными авторами. Яркие примеры и множество полезных советов сможет найти каждый желающий, заинтересовавшийся тайм-менеджментом более углубленно.
Грамотная организация отдыха
Управляя рабочим временем, нельзя забывать про организацию отдыха. Непрерывный труд способен измотать даже самого выносливого сотрудника. Для того, чтобы не чувствовать себя уставшим и загнанным, нужно умело планировать кратковременный и периодический отдых. Только ритмичность и максимальное отключение от работы позволит не потерять к ней вкус. К тому же, хорошее отвлечение позволит более эффективно отдохнуть.
Ритм перерывов и переключение внимания
Как показывает снимок рабочего времени, у большинства сотрудников перерывы на отдых складываются стихийно. Они запросто могут отвлечься на звонок мобильного телефона, статью в Интернете, на личный вопрос коллеги. Кофе-пауза, перекур или общение с близкими также носят неритмичный характер. Тайм-менеджмент призывает к планированию отдыха с соблюдением определённых промежутков времени, ведь даже школьные уроки проходят в подобном ключе. На один час работы надо выделять 5-10 минут перерыва.
Переключение внимания улучшает работоспособность. Однообразной и монотонной деятельности необходимо противопоставлять активные упражнения, прогулку или деловую поездку. Если вы долго сидели у компьютера, самое время сделать что-то руками. Даже разговор по телефону может вывести из утомления.
Большому отдыху — подробный план
Грамотная организация отдыха подразумевает не только управление рабочим временем и перерывами. Необходимо тщательно планировать всё свободное время, так как на отдых мы тратим его значительно меньше, чем на работу. Труд формирует профессиональный опыт, а отдых — моральные установки и жизненное восприятие.
Для того, чтобы получать удовольствие от жизни, нужно уметь хорошо отдыхать. Это настоящая проблема для многих людей. После отпуска кто-то себя ощущает ещё более разбитым. Поэтому жёсткий тайм-менеджмент порой является лучшим помощником в грамотной организации и планировании отдыха. Список дел должен быть составлен на каждый день, чтобы впустую не расходовать драгоценное время. Но это вовсе не означает, что в отпуске нужно загружаться бесконечной работой по дому или на даче. Будние вечера, выходные и каникулы по возможности нужно стараться планировать так, чтобы не сожалеть об упущенном времени.
Управление временем молодой мамы
С появлением в семье новорождённого, привычный быт супругов меняется. Новые заботы требуют затрат дополнительного времени. Ухаживая за ребёнком, надо находить время на посещение медицинских учреждений, каждодневные прогулки, развитие и игры. Наличие детей добавляет в навык тайм-менеджмента новую категорию.
Женский тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент для женщин и мам это самостоятельная дисциплина, поскольку на хрупкие плечи всегда возлагается много специфических обязанностей по дому и по уходу за детьми. Разрываясь между домашними делами, молодая мама не успевает всё переделать. На себя времени и сил практически не остаётся. Для отчаявшихся женщин тайм-менеджмент является спасительным кругом, приносящим моральное облегчение и высвобождение временных резервов.
Грамотная организация домашних дел и уход за малышом позволит молодой маме сделать так, чтобы в доме царил порядок, на плите был приготовлен обед, а ребёнок рос, ощущая внимание и заботу драгоценного человека. При этом важно, чтобы мама оставалась ухоженной и любимой женщиной. Для этого нужно выработать гибкий распорядок дня, согласно изменению режима сна и бодрствования малыша.
Управление временем для молодых мам включает в себя многие стандартные техники тайм-менеджмента, так как уход за детьми по своей нагрузке сопоставим с рабочей деятельностью. Правильная комбинация правил и приёмов подружит женщину со временем, привнося в жизнь новые краски и удовольствие.
Игра родных с детьми — отдых для мамы
Молодой маме надо уметь принимать помощь родителей. Первым помощником в домашних делах должен быть муж. Детям нравится проводить время с папой, бабушкой и дедушкой, не стоит их в этом ограничивать. Любая забота со стороны родных это дополнительный резерв времени. Нужно благодарить родных за проявленный интерес и помощь, но и не забывать хвалить себя. Это должно стать важным правилом, которое будет приносить личную удовлетворённость и самоуважение. Ведь нет ничего почётнее, чем воспитание и становление ребёнка на ноги.
Особенности тайм-менеджмента для детей
Детским временем в основном управляют родители. Именно взрослые устанавливают режим для ребёнка, отводят время на игры, определяют задания по дому, записывают их в кружки, контролируют выполнение школьных заданий.
Чтобы ребёнок вырос организованным, родителям нужно приложить усилия, в том числе и в работе над собой. Часто бабушки и дедушки, да и сами родители «инвалидизируют» своё чадо, отказывая детям в приобретении самостоятельности.
- больше свободы — больше ответственности
Постепенно расширяйте границы свободы для ребёнка и одновременно ограничивайте своих пап и мам в чрезмерном опекании внуков. С расширением свободы надо увеличивать и персональную ответственность. Любой человек, даже маленький, должен научиться самостоятельно организовывать своё время.
Тайм-менеджмент для детей это НЕ увеличение количества дел в единицу времени! Основная цель — освободить время ребёнка, научив его быстро справляться со своими обязанностями.
| Название | Характеристика |
|---|---|
| Игровой подход | Быстрое усвоение навыков |
| Личный пример | Наглядный пример воспроизводится ребёнком интуитивно |
| Соблюдение последовательности | Определённый режим понятен и легко принимается |
| Приучение к планированию | Наглядная последовательность определения и выполнения дел |
| Система поощрения | Обязательные награды за завершение дел и промежуточные поощрения |
Игровой подход
Дети новую информацию усваивают намного быстрее, когда она подаётся в игровой форме. При таком подходе не бывает скучно, а ребята с охотой выполняют предлагаемые задания. К примеру, в качестве игрушки может быть выбран таймер, с помощью которого ребёнок научится выполнять поручения, не превышая установленного времени. С помощью картинок или рисунков можно рассказать о режиме дня и попробовать составить наглядный список ежедневных дел.
Личный пример
Взрослые, прежде чем приступить к обучению детей, должны взглянуть на себя со стороны и дать себе объективную оценку. Обучение будет эффективным только на личном примере, когда родители сами умеют грамотно организовывать своё время, составлять чёткие планы и придерживаться установленного распорядка дня. В этом случае дети потянутся за родителями и с удовольствием будут им подражать.
Соблюдение последовательности
Дети быстро привыкают к определённому режиму, соблюдение которого выступает для них своеобразной гарантией безопасности. Нарушение уклада может вызвать чувства волнения и тревоги. Именно поэтому соблюдение последовательности определённых действий так важно для детей. Родители должны строго следить за этим, не уклоняясь при этом от выполнения обозначенных планов.
Приучение к планированию
Важным этапом в процессе обучения детей тайм-менеджменту является приучение их к планированию своего времени. Для малышей нужно проговаривать вслух порядок действий, отмечать, что выполнено, а что нужно сделать дальше. Дети школьного возраста должны самостоятельно уметь составлять списки дел и планировать личное время.
Система поощрения
Обучая детей тайм-менеджменту, взрослые обязательно должны разработать систему поощрения. Желательно, чтобы она была наглядной и понятной даже малышам. Можно за выполненные дела поощрять наклейками или выставлять оценки. Используя накопительную систему, можно определить более значимую награду. Родители обязательно должны не забывать хвалить детей за успехи и их достижения, пусть и небольшие. Это будет хорошим стимулом развития, который со временем перерастёт в реальные навыки.
Теория управления времени опирается на основные принципы:
- Необходимо планировать жизнь или это сделают за вас;
- Время — важный ресурс, его невозможно вернуть;
- Важно научиться ставить приоритеты в конкретной ситуации и в глобальном плане — работа или семья и т.д. Работа для жизни, а не наоборот;
- Постановка задач и чёткое следование намеченному курсу.
Тайм-менеджмент для женщин создан на основе этих базовых принципов. Часто сталкиваемся с ситуациями — много текущих дел и не знаем «за что хвататься», как использовать правильно время. Почему женщины часто бывают загружены работой и живут в состоянии постоянных хлопот?
Как найти время для решения своих вопросов, семьи, личной жизни?
- Нет чёткого распределения времени и определения круга задач, расстановки приоритетов. Всё идёт по течению, без организации.
- Несобранность и неорганизованность, откладывание сложных дел «на потом» ведёт к накоплению нерешённых вопросов. Можно сравнить с посудой — легче мыть по 3 тарелки, чем целую гору за весь день. Этот принцип рассмотрим позже более подробно.
- Отсутствие интереса к определённой работе приводит к её затягиванию, нежеланию выполнять. А начинать стоит с самой сложной и не особо приятной задачи, чтобы освободить время для других дел.
- Неумение распределять задачи, просить о помощи, это касается работы в офисе и домашних дел. Часто женщины привыкли всё делать самостоятельно, а потом чувствуют ухудшение здоровья, нехватку сил.
- Большие затраты времени идут на вредные привычки, постоянную помощь окружающим.
В первую очередь, нужно расставить приоритеты в жизни, написать задачи по различным сферам деятельности: здоровье, семья, работа, друзья. Далее составлять список дел (план) на неделю и день, сначала это сложно, потом выработается навык, появится система действий. Такой план довольно удобен, как руководство к действию, напоминает, какие есть срочные задачи на работе, что нужно по семейным вопросам и для себя любимой.
Важный вопрос — важнее семья или работа? Часто женщины разрываются между работой и близкими людьми.
Важно понять — работа нужна для жизни, она не самоцель, а семья, дети, супруг — заслуживают также внимания и любви. Об этом стоит помнить, выполняя работу максимально эффективно использовать время, избегая переработок допоздна.
Как быстрее выполнять офисную работу?
Тайм-менеджмент для женщин в рабочее время
Основная задача — научиться выполнять быстро офисную работу, советуют придерживаться следующих правил:
- Минимизировать раскачку перед работой, лучше прийти раньше или выпить кофе за рабочим столом, чем сидеть с коллегами на кухне в начале рабочего дня.
- Планировать рабочий день, выполнять задачи оперативно и чётко. Определить наиболее важные моменты.
- Сложные задачи дробить на мелкие части, бывает, что большой отчёт может писаться и несколько дней, стоит подумать об этом заранее, не превращая работу в авральную.
- Выполнять сложные звонки и нелюбимую работу в первой половине дня, что поможет избежать переживаний в течении дня, снимет груз с души. Эти задачи называю «лягушками», главное начать делать — всё получится.
- Текущие мелкие вопросы решать на ходу, зачем накапливать сложности на конец дня?
- Чётко понимать круг обязанностей и не перегружать себя необоснованными задачами.
- Находить интерес в работе, работать с энтузиазмом, это повысит скорость работы. Найти свои способы (музыка, личное соревнование, подсчёт результатов работы).
- Работать по принципу — 50 на 10, находить время и на отдых или переключаться на спокойную работу. Через пару часов полезно пройтись, это поможет избежать болевых ощущений (спина, глаза).
- Важные крупные дела стоит начинать делать в начале дня, в списке их обычно пару пунктов, остальные — текучка. Если отложить «на потом», то есть вероятность самое главное не успеть сделать. Звонить серьёзным клиентам будет уже поздно после 18.00.
- Если есть сотрудники (подчинённые), можно делегировать часть работы. Часто бизнесмены, руководители отделов делают большой объём работы самостоятельно, боясь доверять сотрудникам решение задач. Это неверно, нужно обучать другой персонал, оставляя время на решение более важных вопросов (заключение договоров, переговоры с новыми клиентами). Вопросы, связанные с отчётностью, написанием писем можно передать другим исполнителям, что позволит работать эффективнее, больше успевать.
- Помните, что богатые люди используют время для познания нового, во время отдыха читают книги, учат иностранные языки, слушают тренинги. Это, конечно, лучше в личное время. А на работе — можно пройти тренинг, почитать новые законы или другую полезную информацию, чтобы переключиться.
- В конце дня подводим итоги сделанного, большинство дел должно быть успешно завершено, если не всё успели по объективным причинам или запланировали слишком много, то перенесите задачи на следующий рабочий день.
- Главное — помним, что нужно всё успеть и дома ждёт любимая семья, друзья, хобби, много важных, интересных дел, поэтому работаем эффективно, не тратим время впустую.
На определённом этапе жизни карьера может стоять во главе, обычно в начале деятельности много сил отдаётся работе, а после создания семьи приоритеты смещаются.
Бывают ситуации, когда у человека нет другой жизни…потеря близких или ситуация желает лучшего, в таком случае люди часто уходят в работу с головой.
Это помогает отвлечься, скорее такие люди не особо счастливы в семье, в нормальной ситуации работа — это способ реализации и получения материального вознаграждения для полноценной жизни.
Стоит стараться успевать всё в рабочее время, не думайте, что руководство любит тех, кто долго засиживается на работе, главное — качественно и вовремя сделанная работа, а те, кто долго работает — часто не умеют распределять время, неуспевающие по жизни. Это их выбор. А может очень перегруженные, если ведут несколько участков (см. пункт 6).
Конечно, всё по ситуации, если действительно аврал и просят выйти в выходной день, то можно выйти, работу свою любим, руководителя ценим, но постоянно жить на работе не стоит, помним о своих приоритетах.
Тайм-менеджмент для женщин в семейной жизни
Важной сферой деятельности, кроме профессиональной реализации, для женщины является семья и уют в доме. Нужно успеть приготовить еду, сделать уборку, помочь детям с уроками, погулять вместе хоть в выходные дни. Как всё успевать и жить полной жизнью?
В домашних делах действуют похожие принципы:
- Составить план домашних работ на день, что нужно сделать в первую очередь? Что наиболее важно успеть, в каком порядке выполнять действия?
- Расставить приоритеты и определить порядок действий.
- Научиться совмещать несколько процессов. Бельё стирается, пока гуляем, занимаемся и варим суп или рассказываем детям сказки.
- В периоды автоматических действий — когда варим, моем посуду, можно обдумать, спланировать другие дела.
- Чувствуете, что сил не хватает, стоит распределить домашние дела между всеми членами семьи, поручить детям следить за чистотой в своей комнате, контролировать наличие порядка, прятать вещи, которые разбросаны по комнате, вводить поощрения и «штрафы» за беспорядки. Чисто там, где не сорят.
- Делать совместные генеральные уборки на выходных, а в воскресенье — гулять в парке или ходить в кино.
- Удобно совместно планировать меню по питанию и просить помощь в покупке продуктов, если не хватает ингредиентов. Да и готовить вместе интереснее.
- Покупки можно поручить супругу — их делают несколько раз в неделю (текущие) и один раз (глобальные запасы на будущую неделю), не стоит самостоятельно носить тяжести.
- Важно планировать и семейный бюджет, воспитание, образование детей. Часто за домашними хлопотами у женщины мало времени остаётся на детей и любимого мужа. Помним, что нужны близким людям, стоит делать перерывы, просить о помощи.
- Главное — не переживать и не тратить много энергии на домашние заботы, относиться к ним спокойно, здоровье и дети важнее, стараемся не забывать о состоянии здоровья. Можем — делаем, устали — отложили. Женщина всегда должна оставаться женщиной, а замученная домохозяйка вряд ли будет привлекать супруга…
- Обязательно нужно находить время для личных вопросов — поход в парикмахерскую, маникюр, встреча с подругами. Эти «мелочи» подымают настроение, позволяют лучше справляться со всеми обязанностями на работе и дома. Говорят, когда женщина счастлива, то и семья заряжается позитивом и счастьем.
Всё хорошо в меру, женщина всегда хочет быть идеальной — мамой, женой, сотрудницей, главное сохранять энергичность, красоту и позитивное отношение к жизни. А такой идеал — скорее миф, далеко не все женщины успевают всё сделать. Главное решить, что важнее, спланировать, распределить, задействовать семью. Вместе всё получится лучше и быстрее.
Поглотители нашего времени
Часто люди строят планы, а в конце дня успевают сделать лишь половину в лучшем случае, что же мешало, куда убегает время? Часто планируем работу выполнить за определённое время, а нужно больше на 1 час, как минимум.
В тайм-менеджменте есть понятие поглотители времени, к ним относятся:
- частые телефонные переговоры;
- поиск информации, номеров телефонов;
- внеплановые клиенты, посетители;
- длительные переговоры, совещания с руководством;
- неумение отказываться от чужой работы, бесконечных просьб друзей;
- отсутствие самодисциплины;
- беспорядок в рабочих записях, документах;
- поломки компьютерной техники;
- отсутствие последовательности действий, хочется сделать всё сразу, результата нет;
- отсутствие навыков завершать работу в полном объёме и по порядку;
- личное общение с сотрудниками на отвлечённые темы;
- неумение давать поручения и контролировать выполнение работ;
- неумение мотивировать к работе;
- нехватка информации, взаимодействия с коллегами (членами семьи);
- затягивание решения вопроса;
Правильное распределение времени
Тайм-менеджмент для женщин предполагает минимизацию влияния внешних поглотителей, стоит контролировать рабочий день, вести хронометраж, стараться не отвлекаться на посторонние вопросы, а действовать чётко по установленному плану в пределах возможностей.
Дома также не тратить время впустую, а сделать основной объём операций, а потом звонить подругам или писать друзьям в социальных сетях. Можно, конечно, делать перерывы в работе, не забывая про основную работу и планы на день.
Очень большим поглотителем времени является транспорт, переезды. Люди бизнеса, понимая это, часто читают в дороге или слушают аудиокниги, изучают языки, читают обучающую литературу. Так время будет использоваться для развития личности.
Когда заниматься планированием? Современные люди, особенно женщины, очень заняты — нет времени подумать о чём-то, а тайм-менеджмент для женщин кажется чем-то сложным. В реальности это просто, по дороге домой с работы можно продумать, чем стоит заняться в ближайшее время, а может, и в течение года.
Подумайте, что хотели бы изменить в жизни, чему стоит уделять время для достижения целей? Есть и очереди в поликлиниках, других бюджетных организациях, полезно иметь всегда блокнот для записей или фиксировать план действий в телефоне. За неимением ручки, можно записывать идеи на диктофон.
Планирование стоит сделать своей привычкой. Пятнадцать минут в день значительно повысят эффективность распределения времени в течение завтрашнего дня. Это, как начинать работать, имея хорошо заточенный инструмент. Мысли будут упорядочены и становится понятнее, с чего начинать день, какие задачи предстоят.
Обратите внимание, не стоит делать план дня очень чётким, там должен быть список действий, а порядок действий, привязка к обстоятельствам, время — по необходимости. Естественно, что всегда возникают дополнительные дела, однако наш план поможет, как маяк во время плаванья, укажет путь, к чему стремиться.
Книги по тайм-менеджменту для женщин
Для более подробного изучения управления временем и жизнью, полезно изучить дополнительную литературу:
1. Книги для бизнес-леди, которые нацелены главным образом на карьеру, начинают профессиональную деятельность и желают преуспеть:
- Б. Трейси «Результативный тайм-менеджмент»;
- Г.Архангельский «Как успевать жить и работать»;
- Д.Аллен «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»;
- А.Лайкен «Искусство успевать».
2. Для женщин, которые являются домохозяйками или растят малышей:
- С. Гончарова «Источник сил для уставшей мамы»;
- Н. Еремич «Тайм-менеджмент для женщин. Как всё успевать»;
- М.Хайнц «Тайм-менеджмент для молодых мам или как всё успевать с ребёнком»,
- Е. Бурмистрова «Семейный тайм-менеджмент».
Советы по тайм-менеджменту для женщин
Тайм-менеджмент для женщин — основные правила:
- Планируя день, вы не загоняете себя в рамки, а помогаете стать свободнее для многих полезных мероприятий. Планирование поможет найти время для занятий спортом, салона красоты, прогулок в парке. А текучка — съедает безвозвратно ценное время.
- Необходимо записывать список дел на день в порядке важности или делать пометки сбоку, расставляя приоритеты. Помним, что нужно расписать различные сферы (работа, семья, здоровье, увлечения).
- Количество пунктов должно быть в пределах 7, максимум 10, при наличии мелких задач. В другом случае — будет сильная усталость к концу дня, а женщина всегда должна быть бодрой и красивой. Дети любят вечером сказки, а мужчины — ласку.
- Задачи должны быть посильными, глобальных мероприятий должно быть пару штук в списке, остальное — небольшие задания.
- Правильно используйте время — решайте вопросы по телефону или письменно, избегая траты времени на личные встречи. По возможности просите участвовать в воспитании и образовании детей родственников, можно и няню задействовать, если позволяет бюджет (для поездок на занятия).
- Старайтесь совмещать несколько процессов — по дороге в садик зайти в магазин или общаться с ребёнком, пока готовиться обед, можно обучать иностранным языкам по ходу жизни, комментируя окружающую действительность, жизненные процессы.
- Научитесь беречь своё время — говорить нет, если не можете помочь, не имеете такой возможности. В другой раз пройдётесь с подругой или посоветуйте человека, который больше ориентируется в данной сфере.
- Выполняйте работу спокойно и уверенно, спешка добавляет ошибок, забирает время.
- Делайте выходные — минимум один день отдыха от домашних забот должен быть, семейные выходы или встречи с друзьями помогут отвлечься от забот.
- Ставьте себе чёткие задачи по времени — и будете всё успевать и жить полной жизнью!
Правила тайм-менеджмента
Время невозможно вернуть, растянуть или остановить, тем не менее, можно управлять им путем изменения насыщенности полезности событий, происходящих в единичный временной промежуток.
Помимо применения техник тайм-менеджмента, которые более детально будут рассмотрены далее, следует следить за организацией собственной жизни. Например, соблюдение порядка и структуры в рабочем пространстве сэкономит время на поисках необходимого документа, папки или еще чего-то. Организация рабочего пространства – то с чего следует начинать оптимизацию собственной деятельности. Сделайте все от вас зависящее, чтобы окружающая вас обстановка способствовала вашей продуктивности, вдохновляла и вызывала желание активничать. Обзаведитесь помогающими устройствами (глупо пользоваться печатной машинкой, когда есть ноутбук), поддерживайте порядок ежедневно (это легче, чем разгребать завалы раз в полгода).
Мы действуем эффективней, когда находимся в хорошем состоянии. Поэтому необходимо заботиться о поддержании здоровья и работоспособности организма путем предоставления ему ресурсов восполнения энергии и отдыха. Важно уметь вовремя остановиться, признать, что вы не сможете переделать все дела, даже если перестанете есть и спать. Работа на изнеможении не принесет должных результатов, а организм потом все равно заберет потраченные ресурсы, путем болезни или депрессии. На первом месте всегда должны стоять вы, дорогие вам люди и отношения, а потом уже рабочие моменты. Так что установите себе график и отдыхайте, пейте витамины и спите на удобной подушке.
При планировании своей будущей деятельности учитывайте ваши индивидуальные особенности и биоритмы, а не следуйте примерам чьего-то дня. Ну, вот не стоит «совам» назначать на утро дела, требующие предельной концентрации или скорости, так же как жаворонкам лучше разгрузить свой вечер от ответственных встреч. Берите во внимание особенности своей жизни, а особенно такие ее моменты, в которые вы заняты ожиданием (очередь, дорога, опоздание другого человека). В это время, которые многие тратят впустую, вы можете выполнить часть каких-то дел, например, почитать книгу или статью, спланировать завтрашний день, совершить пару звонков, ответить на сообщения, довязать шарф, и прочее.
Подходите ко всему творчески – поставьте себе цель найти максимум возможностей для выполнения новых заданий. Сначала будет тяжело, но когда это станет стилем жизни, вы заметите, выполнение автоматических действий можно включить еще другую деятельность (слушать аудиокнигу, пока убираете или сделать пару звонков, пока печатаете документ).
Составляйте планы – на день, на год, на жизнь и стремитесь к выполнению пунктов. Выбирайте наиболее важное задание на сегодняшний день и немедленно приступайте к его осуществлению. Намеченное дело следует осуществлять безотлагательно, ведь чем больше тянете со стартом, тем труднее будет потом начать и тем больше усугубляется ситуация.
Чаще всего при планировании мы хорошо себе представляем, как будет выглядеть начало деятельности, но не менее важным считается планирование окончания. Сюда входят такие параметры как количество времени, необходимое для выполнения деятельности, как должен выглядеть конечный результат, в каких случаях вы останавливаете работу в не зависимости от результата, а в каких меняете направление деятельности или корректируете детали.
Определение значимости, времязатратности и умение складывать необходимые и внезапные задачи, как фигурки тетрисы – незаменимые качества тайм менеджмента, для реализации которых требуется пластичность и готовность к изменениям при сохранении общего направления движения.
Тайм-менеджмент – как все успеть?
Стремление успеть все чревато неврозами, депрессиями и нервными срывами, так как ни один человек не способен успеть именно все. Это как желание нравится всем — вполне понятное, но реально не осуществимое. Требуется взглянуть на ситуацию объективно, оценив свои возможности, потребности, способности и поставленные задачи. И выбрать то, что является наиболее важным, чтобы успеть хотя бы это, а не распыляться на все виды деятельности, теряя, таким образом, достижение вполне конкретных вещей. Мы можем то, что можем. Теперь необходимо узнать что это.
Как все успеть? Тайм-менеджмент может помочь в этом. Для начала стоит снять с себя большую часть несоответствующей реальности ответственности и отказаться от решения некоторых вопросов. Важным моментом является не отложить на неопределенное время, а именно отказаться (в первом варианте на вас все время будет морально давить невыполненная задача, во втором вы получаете свободу и время). Вычеркнуть из своей записной книжки можете задачи, которые так или иначе сами разрешатся без вашего вмешательства (отключение электричества в районе, помощь всем старушкам на улицах, поиск работы для знакомых – все, что находится за пределами вашей ответственности).
Оставшиеся дела просмотрите на возможность делегирования. Ведь не все действия обязательно выполнять самому. Авторский проект, поход к доктору, проведение презентации – за вами, но вот оплатить счет за квартиру можно попросить друга, идущего в ту сторону, заказ канцелярии пусть оформит коллега, проводящая все время в интернете, а доставку подарка закажите курьеру. Себе также оставляйте те вопросы, которые вы можете делегировать, но если выполните их сами, это разовьете какие-то собственные важные навыки. Данная форма потратит ваше время сейчас, но позволит экономить его в дальнейшем, а возможно не только время, но и материальные ресурсы (ведь если вы научитесь сами менять колесо – то в дальнейшем будете экономить на услугах эвакуатора и автосервиса, а также с пользой потратите время, потраченное на их ожидание).
Отбросив ненужное, остается вполне конкретный список дел, которые непосредственно могут повлиять на вашу жизнь и находятся в области вашей ответственности. Выполнить все поручения руководителя, успеть заняться собственными идеями при этом еще и отдохнуть. Все это можно успеть, если следовать правилам тайм менеджмента, которые начинаются с составления собственного графика. Это касается как работающих в офисе стандартные восемь часов, так и фрилансеров, которые полностью распоряжаются своим временем. Первым следует планировать свою работу, чтобы успеть ее выполнить в рабочее время и не тянуть домой, вторым, чтобы работа вообще состоялась и осуществлялась регулярно.
Следуя основным правилам тайм-менеджмента, необходимо расставить приоритеты и начинать с выполнения наиболее главного. Второстепенные задачи перенесите на оставшееся время или вы можете выполнять их в перерыве между важными (например, пока едете с одной встречи на другую вполне можно оплатить счета, позвонить подруге или просмотреть новостную ленту). Выбранные дела старайтесь выполнять последовательно, и не отвлекаясь на второстепенные задачи и попутные отвлекающие факторы. Наиболее эффективный способ – это браться только за одно дело и заканчивать его, а потом только приступать ко второму. Иначе вы рискуете не успеть по срокам сразу с несколькими проектами, повысить себе уровень эмоционального напряжения, а также снизить эффективность из-за постоянного переключения между различными задачами.
Тайм-менеджмент включает в себя умение минимизировать отвлекающие факторы – с сотрудниками можно пообщаться в обеденный перерыв, с родными после работы. Закройте социальные сети и отвлекитесь от просмотра смешных роликов – именно эти незаметные мелкие отвлечения забирают большую часть времени. Организуйте пространство способствующим для работы образом: позаботьтесь о хорошем освещении, удобной мебели, наличии только необходимых аксессуаров; если вы работаете дома, то уберите чашки-подушки-игрушки и прочие соблазняющие вещи из поля зрения, создайте рабочую обстановку. Фильтруйте поступающую к вам информацию. Мозг не различает насколько важна и полезна поступающая извне информация, он ее анализирует, обрабатывает, запоминает, тратя свои резервы. Не загружайте себе голову бесполезными сведениями, настройте фильтры в соцсетях, подписках и прочих новостных ресурсах. Потратив на это час-другой, вы сэкономите время на просмотре всего массива информации, и к тому же сохраните свежесть восприятия.
Основное правило тайм-менеджмента — организуйте правильно свой отдых. Помните, что в течение рабочего дня должны быть небольшие перерывы минут по 15-30 для смены деятельности и поддержания работоспособности, а также один большой обеденный перерыв. Позаботьтесь о вечернем и выходном досуге, спланируйте свой отпуск – все виды отдыха должны приносить вам новые эмоции и строиться по принципу смены деятельности и обстановки. Загруженный однотипной деятельностью человек быстро утомляется, психические процессы угнетаются и пропадает интерес к происходящему, поэтому если в вашей трудовой деятельности нет места разнообразию, то ваша задача – максимально разнообразить досуг и паузы.
Как все успеть? Тайм-менеджмент гласит успеть больше и отбросить неважные дела помогает техника «последний день». Представьте, что вам осталось жить один день, на что бы вы его потратили? Примерно с таким ощущением стоит просыпаться и стремиться жить, делая то, что необходимо максимально быстро, чтобы успеть больше. Ведь время не восстановишь, не купишь в аптеке.
Планируйте список предстоящих задач заранее, тогда на следующий день вы будете видеть, куда вам двигаться дальше. Постоянно занимайтесь корректировкой списка: вычеркивание сделанных пунктов существенно мотивирует, а перестановка или дополнение новых отражает актуальную ситуацию.
Ищите мотивацию и занимайтесь интересными вам вещами. Та деятельность, которая не несет личной заинтересованности, будет казаться тяжелой, выполнение будет отнимать много сил. Поэтому так важно найти для себя внешнюю или внутреннюю мотивацию, свой личный смысл выполняемых действий. Человек, у которого есть собственная миссия и человек, который просто делает, что сказали, на одной и той же должности при одинаковых условиях будут чувствовать себя по-разному и иметь различную эффективность.
Принципы тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент обладает рядом техник и принципов, знание и использование которых помогают структурировать свое время. Ключевой момент в тайм менеджменте – это определение приоритетности задач, что в дальнейшем помогает их эффективно распланировать или делегировать. Наиболее приоритетная задача с самыми существенными негативными последствиями всегда ставится на первое место, а остальные выполняются только после ее осуществления.
Для распределения целей по их значимости подходит достаточно простой метод АБВГД, где букве А присваиваются наиболее важные дела, и далее по снижению степени важности. Обычно дела, которые попали в категорию Д можно вычеркивать из своего списка задач или выполнять при наличии свободного времени, внутренних сил и желания. В случае одинаковой степени урона при невыполнении нескольких задач, им присваиваются категории А1, А2 и далее. И выполняются они в соответствии со своими номерами, сохраняя строгую последовательность и принцип выполнения следующей задачи после завершения предыдущей. Тут срабатывает закон принудительной эффективности, поскольку чтобы сделать абсолютно все жизни не хватит, но можно сделать самое главное, при условии концентрации на выбранном деле. Выбирайте наиболее выгодное, прибыльное, существенное и сосредотачивайте свои усилия именно на этой деятельности.
Методы тайм-менеджмента разнообразны и заниматься выделением главного – это один из них. Систематизировать проранжированные дела можно при помощи принципа Эйзехауэра, в котором все задачи делятся на четыре группы и имеют соответствующие стратегии решения, оптимальные для каждой группы. Первоочередные задачи, на которых стоит сосредоточить все свое внимание – это срочные и важные, чаще всего невыполнение таких действий несет за собой наиболее плачевные результаты. Важные и срочные дела можно, конечно, отложить на какое-то время, но предусмотрительно стоит выделить для них определенный временной отрезок, так как постоянное откладывание важных дел превращает их в срочные и объем первой категории увеличивается, что создает излишнюю нагрузку. Срочные и не важные дела – те задачи, которые постоянно крадут ваше время, отвлекают от важных дел. Максимально старайтесь минимизировать их количество или перепоручать окружающим. Несрочные и неважные дела можете или поручить кому-то другому или не выполнять.
Принцип «съешь лягушку с утра» родился из притчи про то, что если вам необходимо в этот день съесть лягушку, то лучше съесть ее с утра и не мучиться оставшийся день, вряд ли что-то худшее уже случится с вами. Лягушка в данном варианте сравнивается с наличием неприятного дела, откладывание которого будет повышать ваше эмоциональное напряжение, приближать негативные последствия. В таких случаях стоит действовать решительно и без промедлений – сделать необходимое максимально рано и быстро. Это такие ситуации, когда предстоит звонок заказчику, который вам не нравится или объяснение прописных истин подчиненному, или увольнение человека. Начиная свою работу с избавления от подобных «лягушек» вы обеспечиваете себе позитивный настрой и ощущение победы на весь оставшийся день.
Принцип тайм-менеджмента вежливого «нет» помогает экономить кучу времени. Тренируйтесь отказывать в просьбах, не входящих в ваши приоритетные задачи или должностные обязанности. Будьте тактичны, отказывайте не человеку, а предлагаемому заданию. Определите для себя, отказав каким непродуктивным действиям, вы сможете сэкономить много времени. Это могут быть постоянные перекуры и кофе с коллегами, обсуждение последних сплетен и новостей, телефонные разговоры, не касающиеся работы, выполнение чужой работы. Дома это могут быть бессмысленные просмотры рекламных предложений, переключение каналов, пролистывание социальной ленты или выполнение бесконечных просьб соседей. Учитесь отказывать, уважая человека и свое время.
Правило «лошади и повозки» о нахождении гармонии между необходимостью выполнения и возможностью отдыха, которую можно корректировать постоянно мониторя список необходимых задач. Возможно, какие-то из ваших привычных и даже автоматических действий уже не актуальны или формальны, а какие-то виды деятельности с течением времени получили более удобную форму осуществления (личную встречу в другом конце города можно заменить скайпом, отправку индивидуальных писем — рассылкой). Постоянно наблюдая за такими изменениями, вы можете не только нагружать «повозку» новыми обязанностями, но и избавляться от старых и ненужных, чтобы не перегружать себя до состояния, в котором невозможно сдвинуться с места.
Принцип тайм-менеджмента «поедание слона» — условное название для ситуаций, когда предстоит разрешить какую-то глобальную задачу. Чаще всего такие цели растянуты во времени и решаются не за один месяц, требуют постоянного вложения энергии, а результаты, которые будут радовать своим наличием, появятся еще не скоро. Для таких больших «слонов» уместно разделение их на подзадачи («куски, которые можно съесть за один раз»). Распланируйте большое дело в несколько этапов, имеющих свое логическое окончание, так видимое завершение одного, будет стимулировать к осуществлению следующего. Удобен принцип не только для больших, но также для длительных проектов. Задачи следует разбивать от большего к меньшему, пока принцип не станет ясен и прозрачен, а сами задачи не перестанут вызывать ступор своей огромностью.
Принцип «швейцарского сыра» в чем-то сходен с «поеданием слона», отличие заключается в том, что «слон поедается» все-таки в определенной последовательности, которая имеет свою логику и необходимость, тогда как в «поедании сыра» вы можете двигаться хаотично и начинать или продолжать с того места, которое вам сейчас наиболее удобно или легкодоступно.
7 самых популярных техник тайм-менеджмента
«Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить сосну, я потратил бы 6 часов на то, чтобы заточить топор».
Авраам Линкольн
Для эффективного использования времени существует множество методик. Предлагаем вашему вниманию наиболее популярные приемы, без которых не обходится ни одна система тайм-менеджмента.
Матрица Эйзенхауэра
Техника получила свое название в честь Президента США Д.Эйзенхауэра, который все задачи, которые перед ним стояли, делил на 4 категории, руководствуясь их срочностью и важностью.
На основании этого, дела располагались в ячейках простейшей матрицы следующим образом:
- Категория А — срочные и важные, которые должны быть решены незамедлительно;
- Категория Б — решение их можно отложить на некоторый срок, но затягивать с ними не стоит;
- Категория В — задачи, исполнение которых вполне можно делегировать третьим лицам;
- Категория Г — дела, которые лучше сразу отправить в корзину, поскольку они не стоят потраченного времени и усилий.
По мнению специалистов, ошибкой большинства людей является неверная расстановка приоритетов. Они охотнее берутся за выполнение задач двух последних категорий, поскольку сделать эти дела гораздо проще. Быстрые результаты способствуют выработке неверной оценки личной эффективности. На поверку выходит, что человек расходует усилия на занятия второстепенные, оставляя за бортом то, что действительно важно.
Техника «Хронометража»
Учет времени сотрудников с целью повышения трудовой дисциплины используется не один десяток лет. Программы автоматизации и учета фиксируют своевременный приход и уход, продолжительность рабочего дня сотрудника. Но современные технологии пошли еще дальше. Сегодня можно не просто узнать, присутствует ли человек на рабочем месте, но и проверить чем он занимается.
Подобных систем контроля на сегодняшний день разработано несколько сотен. Программы способны регистрировать автоматически: отсутствие по болезни, командировки, отпуск, отгулы, работу по гибкому графику. Система учитывает продолжительность обеденного перерыва, несвоевременный уход или опоздание, прогулы.
При всем своем совершенстве, модули учета рабочего времени осуществляют лишь поверхностный хронометраж, тогда как шпионские программы вроде «Maxapt QuickEye» помогают отследить работу за компьютером. С их помощью руководитель сразу поймет, что Мария Ивановна из бухгалтерии занята не работой над отчетом, а общением на сайте «Одноклассники». Конечно, составить поминутный хронометраж с учетом перекуров, чаепитий, задушевной болтовни и прочего «мусорного времени» даже с помощью таких программ не удастся, но чаще всего никакой необходимости в этом нет.
Метод Парето
Закон Вильфредо Парето гласит: «20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% приносят только 20% результата». Можно трактовать его и по другому: «20% работников приносят фирме 80% прибыли». Проще говоря, эффективно работает только 1/5 часть коллектива. Коэффициент полезного действия подавляющего большинства тружеников очень низок. Их работа просто имитация бурной деятельности. Если направить эту энергию в нужное русло, общая продуктивность значительно повысится.
Метод Парето состоит в том, чтобы вычленить из всей массы 20% главных дел и сосредоточится на них. Решение о том, что считать важным, а что второстепенным, в каждом случае будет индивидуальным. Разбить дела на категории позволяет матрица Эйзенхауэра или метод АВС-анализа, который чаще всего используют в комбинации с методом Парето. АВС-анализ простейший способ провести градацию дел по степени их важности на данный момент.
АВС — анализ
Данный метод считается наиболее продуктивным и наглядным способом сортировки дел. Он позволяет отсеять все лишнее, сосредоточится на достижении главных целей. Согласно данному методу, все дела разбиваются по категориям:
- Высший приоритет имеет группа А, это дела важные и срочные. Такие задачи подлежат обязательному решению как можно быстрее. Вклад этих дел в достижение конечной цели 65%, хотя на их выполнение уйдет лишь 15% времени. То есть за минимальный срок будет выполнено больше половины всей работы.
- К группе В относятся дела не срочные, но необходимые к исполнению. Решение таких задач можно перепоручить третьим лицам. Важно контролировать время их выполнения, поскольку дела группы В имеют тенденцию переходить в категорию А при нарушении сроков.
- Группа С — задачи которые принято называть «офисной текучкой». Именно на них тратиться львиная доля рабочего времени персонала и руководителя. Хотя с составлением отчетов, закупкой канцтоваров и прочей рутинной работой легко справится человек с низкой квалификацией.
Самостоятельная организация рабочего времени
Самоменеджмент, пожалуй, самая результативная из всех тактик управления временем. Она применима как к отдельно взятому субъекту, так и к коллективу в целом. Добиться того, чтобы работник трудился результативно, позволяет система материальных поощрений и наказаний. Говоря доступным языком, штрафы или премии неплохо стимулируют индивида к выполнению поставленной перед ним задачи. Надо заметить, что сам работник так же должен быть заинтересован в грамотной организации рабочего процесса.
Важнейшей целью самоменеджмета является максимальная реализация потенциала каждого человека в работе, творчестве, личной жизни. Использование данного метода дает следующие преимущества:
- Время и усилия на выполнение рабочих задач сокращается;
- Повышается производительность;
- Устраняются поводы для стрессов, авралов, спешки;
- Увеличивается моральная удовлетворенность трудовой деятельностью;
- Повышается квалификация, появляется стимул к личностному росту.
Самоменеджмент начинается с анализа стиля работы, который включает полную инвентаризацию времени. Он позволяет выявить сильные и слабые стороны организации трудового процесса, скорректировать их в нужном направлении. Опись всех видов деятельности включает:
- Основные рабочие задачи;
- «Помехи» или вынужденные перерывы, так называемое «мусорное время».
Причинами нерационального расходования времени могут быть личностные факторы, такие как неорганизованность, халатное отношение к трудовым обязанностям, отсутствие самодисциплины, стремление все делать быстро, в спешке. Впрочем, излишнее рвение, желание взвалить на себя все дела разом тоже редко дает положительный результат.
Известный американский бизнес-тренер Дэн Кеннеди считает, что телефонные звонки, незапланированные посетители, затянувшиеся совещания — самые злостные поглотители времени для руководителя. По возможности они должны быть устранены, либо сведены к минимуму.
Метод «Помидора»
Эта тактическая методика со смешным названием была придумана в 80-е годы прошлого столетия итальянцем Франческо Чирилло. Будучи одним из отстающих студентов, молодой человек решил начать работу над собой с целью подтянуть успеваемость. Проведя подробный «разбор полетов», он уяснил, что никак не может сосредоточиться на учебе, отвлекаясь на множество мелких дел. Тогда Франческо принес с кухни таймер в виде томата, установил его перед собой и засек время занятий.
Практическим путем было выявлено, что сосредоточенно изучать науки он в состоянии в течение 25 минут. За этот период студент ни разу не отвлекался от книги. В дальнейшем было принято решение разбить все время, отведенное на занятия по блокам. В получасовой интервал входило время максимальной концентрации — 25 минут, а так же время отдыха, которое отводится как раз на те самые мелкие дела. Метод «помидора» получил сегодня широкое распространение, благодаря своей простоте, доступности и эффективности.
Планируйте: ставьте цели и задачи
Планирование – важная часть управления временем и повышения эффективности. Планировать можно либо вечером на следующий день, либо в начале дня. При планировании важно разделять цели и задачи. Цель – общая и глобальная. Цели разбиваются на небольшие и конкретные задачи. Например, цель – сдать квартальную отчётность. Разбиваем её на небольшие конкретные задачи: собрать данные за 3 месяца, свести их в таблице, создать графики динамики, сделать презентацию.
Составляйте списки задач на день и более длительные периоды – неделю или месяц. Для каждой задачи нужно определять срок, к которому её нужно выполнить. Для этого можно использовать бумажные или электронные планировщики. Подойдут ежедневник, доска со стикерами или приложения для планирования – например, Trello или Wunderlist.
Так выглядит доска задач в Trello – это электронный аналог доски со стикерами. Списки и карточки можно организовать так, как вам удобно.
Задачу также можно разбить на этапы и отмечать, когда выполнили каждый. Кроме того, для задачи нужно определить срок и стараться не передвигать его. Время всегда берите с запасом: нужно 3 дня – заложите 4. Всё всегда идёт не так, как мы планируем.
Расставляйте приоритеты
Вы можете записать десятки задач. Для них нужно определить приоритетность, а от некоторых, возможно, даже отказаться совсем.
Для расстановки приоритетов есть два популярных способа: ABC и матрица Эйзенхауэра.
Метод ABC
Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).
- A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
- В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи. Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
- С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.
К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E – от которых стоит отказаться вообще.
Матрица Эйзенхауэра
Метод назван по имени его создателя – президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:
- срочные, важные;
- важные, несрочные;
- срочные, неважные;
- неважные, несрочные.
Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.
Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты.
Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.
Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, – так в него не попадёт ничего лишнего.
Выполняйте задачи
Запланировать задачи и определить их приоритет – только половина работы. Теперь нужно их выполнить. Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи. Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.
Не пытайтесь решать несколько задач одновременно
Мозг – не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами. Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново.
Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче
Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи. Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать.
Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи
Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные – а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.
Научитесь отказывать
Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на «нет», помните об этом.
Работайте так, как вам удобнее
Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному. Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче – попробуйте технику «Помидор». Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.
И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя – не отказывайтесь от нее.
Оценивайте результат
Выполнили задачу – проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника «Помидор» не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.
Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий