Дедлайн (deadline) — это срок выполнения задачи, дата завершения работ. План работы любого специалиста включает перечень работ и их время дедлайна, то есть, время завершения. Фиксированный срок проведения работ означает, что за несоблюдение дедлайна сотрудник может получить наказание. Как правило, оно представлено в виде штрафа, снятия премии, а также понижения должности. По количеству сданных вовремя и просроченных задач оценивается эффективности специалиста.
Как связаны дедлайн, стресс и профессиональное выгорание?
Что означает дедлайн для сотрудника? Сдача работы после финального срока в ряде компаний может означать не только штрафные санкции, но и увольнение. Дедлайн близко, а работа не готова. При приближении дедлайна сотрудники подвержены стрессу. Дедлайн горит и включается «режим дедлайн». В этом режиме сотрудники выполняют задачи поверхностно и некачественно, склонны делать выбор в пользу количества, а не качества. Из-за этого снижается общая эффективность труда. Многим работодателям известны ситуации, когда план формально выполнен, но фактически работа не сделана.
Когда сотрудники вынуждены создавать видимость работы в ущерб ее качеству, следует существенно пересмотреть нагрузку. Также эффективным решением такой проблемы является увольнение сотрудников, которые систематически не справляются с планом. Если деятельности компании связана с высокими нагрузками и уровнем стресса, следует проводить стресс-тест при найме нового специалиста.
Специалисты ряда сфер знают, что такое ежедневный дедлайн в работе. Такой подход к организации проверки эффективности труда применяется в сферах, где возможен ежедневный измеримый результат работы. Ежедневный отчет избавляет сотрудника от необходимости самостоятельно планировать время, беспокоиться о дедлайне. Руководитель занимается распределением задач и дневным планированием для каждого сотрудника отдела. Это метод зарекомендовал себя как наиболее эффективное средство по борьбе со стрессом дедлайна у сотрудников.
Как справится с дедлайном сотруднику: памятка для рабочего места
Таблица 1. Как организовать работу и сдавать ее в срок
| Шаг 1 | Шаг 2 | Шаг 3 | Шаг 4 | Шаг 5 |
| Разбивать месячный план работ на недели и дни. | Задавать вопросы и обращаться за помощью. | Выполнять задачи каждый день. | Выполнять приоритетные задачи до обеда. | Сдавать задачи каждый день. |
Дедлайн и управление проектами
В сфере управления проектами дедлайн-задачи имеют приоритетное значение. Для повышения эффективности работы отделов и отдельных специалистов используются CRM системы и трекеры. Это позволяет контролировать выполнение задач каждым специалистом. Проверить результаты можно в любой момент.
Дедлайн проектов можно разделить на:
- Срочный. Выполнение требуется немедленно.
- Одноразовый или поэтапный. Проект состоит из одной задачи, или ряда задач с разными сроками.
- Фиксированный или плавающий. У проекта есть фиксированный срок сдачи, который нельзя изменить, или срок завершения работ можно переносить.
Срыв дедлайна: кто виноват и что делать
Не исключены ситуации, когда дедлайн сорван и нужно принимать меры. В зависимости от тяжести последствий срыва дедлайна для компании, наказание для ответственных отделов и сотрудников может быть более или менее жестким. В качестве наказания за сорванные сроки сдачи плана работ может применяться:
- Система штрафов.
- Лишение ежемесячной и квартальной премии.
- Понижение в должности с уменьшением размера вознаграждения.
- Увольнение сотрудника.
Не стоит часто наказывать сотрудников, так как это может привести к обратному результату. Дедлайн должен стимулировать специалистов выполнять план в срок, а не становиться рычагом давления. Поощрения сотрудников, регулярно соблюдающих сроки, должны проводиться чаще, чем наказание менее успешных сотрудников. При приеме на работу необходимо включать в интервью вопросы, которые относятся к дедлайну, знакомить с правилами внутреннего распорядка.
Эффективным инструментом может стать отдельный документ, регулирующий выполнение дедлайнов и содержащий список штрафных санкций и поощрений для сотрудников в случае соблюдения и не соблюдения сроков выполнения плана работ.
В случае неоднократных срывов сроков в коллективе, создайте систему правильной стимуляции для персонала выполнять работу своевременно и не допускать просрочек. Повышение контроля и давления на персонал в данной ситуации может иметь обратный эффект. Прежде чем наказывать сотрудников, выясните все причины срыва дедлайна.
Оценить причины срыва дедлайна помогут следующие подсчеты:
- Какое время сотрудник потратил на работу в этом месяце?
- Сколько сотрудник опаздывал, сколько у него было переработок и задержек?
- Сколько времени в течение дня он проводил не на рабочем месте?
- Количество пропущенных дней и причины отсутствия на работе.
- Какие программы сотрудник использовал в течение рабочего дня?
- Какие сайты посещал сотрудник во время работы, какова их польза для рабочего процесса?
- На какой % выполнен план по итогам месяца?
- Какова эффективность выполненных задач?
Дедлайн — полезный инструмент управления эффективностью труда. При его грамотном использовании возможно качественное и количественное повышение результатов работы как отдельных специалистов, так и целых компаний.
Реальный
Это срок предоставления проекта, который нельзя сдвинуть, перенести или пренебречь им. Простой пример – даты, установленные законодательством. Из бухгалтерии – периоды сдачи отчетности. Если нарушить указанные сроки, то компания понесет убытки, будет выписан штраф, придет налоговая проверка, а недобросовестного сотрудника лишат премии. При наступлении конца квартала бухгалтеры задерживаются на работе, чтобы закончить свои спешные дела, сдать отчеты.
Условный
Отличается от реального возможностью переноса сроков. Устанавливается дедлайнером с целью ознакомиться с результатами работы, имеющей вероятность быть отправленной на пересмотр. Например, на запись студийной песни отводится десять часов, артист должен успеть за этот промежуток времени записать свой трек и освободить помещение к семи вечера. Но на деле происходит так, что певцы не укладываются в отведенный срок, и тогда студия идет навстречу, продлевает время аренды.
Режим дедлайн
Метод дедлайна используется в тайм-менеджменте. В переводе с английского языка означает «эффективно используемое рабочее время». Плюсы очевидны: человек справляется с синдромом прокрастинации (переносом задач на завтра), находит правильную мотивацию, настраивает свой график, делает его плодотворным. Из минусов можно отметить излишний перфекционизм – человек будет пытаться постоянно выполнять задачи вовремя, есть риск загнать себя, перегореть на работе. Везде предпочтительна золотая середина.
Существует еще одно понятие, схожее по звучанию, но другое по смыслу – редлайн. Дословно переводится как «красная линия», «самый последний срок сдачи проекта», заранее оговаривается с нанимателем. Между этими двумя событиями оставляется промежуток времени. Если проект нужно сдать клиенту 22 декабря, то для компании он должен быть готов к 22 ноября.
Если цель долгосрочная, то дедлайн – эффективный инструмент приближения к ней. Кроме этого, если работа сделана качественно, в срок, то это может оказаться хорошим поводом получить удовольствие от проделанной работы.
Что такое тайм-менеджмент?
Для повышения эффективности использования времени довольно широко используется особая технология, которая называется тайм-менеджментом (от англ. time management — «управление временем»), В рамках неё предполагается специально контролировать затрачиваемое время при выполнении разного рода работ, что способствует увеличению продуктивности. Тайм-менеджмент часто позволяет людям освоить новые способы и рабочие приёмы выполнения конкретных задач.
В тайм-менеджменте весьма значимы:
- Планирование;
- Постановка целей и задач;
- Делегирование;
- Организация;
- Мониторинг;
- Распределение;
- Расстановка приоритетов.
Принцип Эйзенхауэра в планировании
Этот важнейший принцип тайм-менеджмента в делегировании, названный в честь 34-го президента США, широко применяется в корпоративной организации труда. В нём устанавливаются приоритеты по важности и срочности задач работы.
Так, если задача срочная и важная, то её выполняет руководитель, причём немедленно. Если задача срочная, но уже менее важная, то она поручается подчинённым; важные, но менее срочные задачи выполняет руководитель, но он может несколько отложить эту работу; наконец, работу чем-то менее срочным и менее важным следует поручить своим подчиненным.
Разновидности и типы дедлайна
В зависимости от характера выполняемых работ дедлайн может различаться:
- Срочный (действия, которые необходимо сделать как можно быстрее, соответственно, требует больших трудозатрат в единицу времени и зачастую создаёт стрессовое состояние у исполнителя);
- Одноразовый (самый простой для понимания тип дедлайна, когда требуется сделать работу в заранее оговоренный срок, однако такая работа может быть чревата рисками в том случае, если требования клиента или заказчика оказываются не выполненными, так как проверка им соответствия этим требованиям осуществляется уже после того, как работа закончена);
- Повторяющийся (периодические действия, имеющие повторяющийся через определённое количество времени срок выполнения, например, ежемесячный выпуск журнала);
- Поэтапный (весьма распространённый тип, при котором работа сдаётся по частям; как правило, после завершения одного этапа работы и его одобрения исполнитель приступает к очередному, это весьма удобно в условиях большого объёма работы, рассчитанного на продолжительные сроки).
Как успевать укладываться в установленные сроки?
В первую очередь необходимо продумать разумный срок для выполнения задачи, причём с запасом на непредвиденные трудности, форс-мажоры и т. д. Если сроки являются слишком маленькими, то это негативно скажется на качестве работы. И наоборот, если сроки слишком большие, то может появиться ощущение расслабленности, после чего придётся проделать очень большой объём за чрезмерно короткое время.
Для того чтобы эффективно управлять временем, необходимо помнить о так называемом принципе Парето (назван в честь итальянского учёного Вильфредо Парето), трактовка которого в контексте тайм-менеджмента предполагает, что только 20% дел (в виде затраченного времени) приводят к 80% общего результата, а остальные 80% дел – к оставшимся 20% результата. Поэтому важно загрузить первую часть рабочего времени, выполняя в первую очередь наиболее сложную часть работ.
Более того, иногда целесообразно поставить условный дедлайн, строже, чем установленный заказчиком. В таком случае, вероятно, сформируется, запас времени, который может помочь сделать работу в срок при непредвиденных обстоятельствах. В бизнесе существует понятие «редлайн» (красная линия), которое означает срок, к которому должна быть готова работа в целях её предварительной проверки внутри организации, после чего её сдают заказчику.
Все понимают, когда при выполнении важных дел, работ и заказов кто-то начинает говорить про дедлайн, что это значит, необходимо сконцентрироваться на работе, поторопиться, чтобы успеть, всё сделать в установленные сроки. Ведь это очень важно, так как в случае несвоевременного выполнения работ, задач и проектов, могут возникнуть неприятности с клиентами, заказчиками или с начальством.
Срыв дедлайна может нести неблагоприятные последствия. Какие – зависит от сферы деятельности, для которой были установлены сроки. Понятие deadline можно разделить на две категории:
- Мягкий — когда по договоренности с заказчиком или начальством возможны некоторые отклонения от установленного договора, например, начисление меньшей премии или количества баллов.
- Жесткий — при котором недопустимо нарушение установленных сроков.
Дедлайн и его функции
Важно обратить внимание, что понятие дедлайн влияет на психологическое состояние человека. Чем ближе дата отчета, тем интенсивнее начинается работа головного мозга. Современный автор Т. Феррис назвал эту особенность законом Паркинсона – с уменьшением времени на выполнение чего-либо возрастает эффективность рабочего процесса. Таков закон дедлайна.
Основная функция подобной практики – соблюдение производственного плана, увеличение работоспособности человека, экономия его собственного времени, здоровья и нервных клеток. Существует множество примеров, когда исполнение сроков идет на пользу, как исполнителю, так и заказчику. Это функционирует в экономической деятельности и в учебном процессе.
Дедлайн и прокрастинация
При любых условиях важно соблюдать дедлайн. Для людей, которые страдают прокрастинацией – проявлением склонности к затягиванию и откладыванию выполнения любых дел, неважно, срочных или нет, это не свойственно. Данный психологический диагноз может охватывать все сферы жизни человека, что приводит к неблагоприятным последствиям. Установка жестких интервалов времени с наказанием за их нарушение может стать неплохой мотивацией для людей с синдромом прокрастинации. Причинами данной склонности могут быть следующие:
- низкая самооценка;
- получение удовольствия от процесса, нацеленность на него, а не на результат;
- желание доказать что-либо больше словами, нежели делом;
- стремление к перфекционизму, или, наоборот, к самоограничению.
Дедлайн и редлайн
Некоторые люди все же знают, что означает дедлайн, но есть менее распространенный термин – редлайн. Он обозначает некую промежуточную точку времени до крайнего срока, по достижении которого можно дать справедливую оценку уже подготовленным итогам. В некотором роде, это имитация окончательного периода с интервалом для исправления имеющихся недочетов.
Такая практика иногда применяется при написании дипломной работы. Например, обозначены промежуточные интервалы для написания отдельных глав или расчетов, а крайний срок в таком случае – несколько дней до защиты диплома. При доставке товара есть запас времени для проверки и комплектования заказа. Редлайн – дата поступления товара со склада, а дедлайн – дата выдачи заказчику.
Дедлайн — что делать?
Для выполнения конкретной задачи – не упустить дедлайн на работе, можно воспользоваться некоторыми рекомендациями:
- Все даты стоит отмечать на календаре.
- Нужно ставить ограниченные периоды, не давая себе времени на посторонние вещи.
- Не стоит выполнять несколько дел одновременно.
- Можно разбить окончательный срок сдачи на промежуточные итоги.
- При выполнении задачи не стоит отвлекаться на внешние раздражители.
- Если есть возможность выполнить работу сегодня, лучше это сделать – завтра может появиться другое задание.
- Можно подумать о занятиях в свободное время, которое останется после выполнения работы в положенный период.
Каждый сам решает для себя – что такое дедлайн, когда и с каким темпом все выполнять. Некоторым хорошо удается несколько дел сразу, а кто-то на одном не может сосредоточиться. Установка крайней даты – один из способов дисциплинировать человека и наладить производственный процесс, и мало кто скажет, что это не требуется при современном ритме жизни.
