Чтобы достигать своих целей нам нужно действовать активно и эффективно, поэтому, конечно же, необходим план. Читайте про правила, принципы и основы планирования личного и рабочего времени из семинара Дмитрия Пшонко по книге Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей».
Первый навык был проактивность, мы говорили о нашей способности быть независимыми, независимыми от реакций. Мы говорили о нашей способности самим выбирать, как реагировать на происходящее.
Мы говорили также о том, что в нашей жизни есть те, такие вещи, которые находятся под нашим прямым влиянием, и есть те вещи, от которых мы так или иначе зависим или связаны с ними, которые нас беспокоят, которые нас заботят, но при этом мы на них сейчас непосредственно повлиять не можем, но мы можем влиять на них косвенно.
И вчера мы говорили о том, что, в конце концов, мы должны научиться переписывать этот сценарий нашей жизни. Это начало нашего развития, когда мы говорим: «Я понимаю, что сценарий моей жизни, он никуда не годится. Я готов заняться работой, чтобы переписать его».
В первый раз мы говорили о том, что существует некое социальное зеркало, в котором мы отражаемся. Этот сценарий пишется в раннем детстве фактически, с раннего детства где-то лет до двенадцати он уже оформляется, его потом в течение жизни мы его проживаем. В какой-то момент мы можем задуматься о том, что почему бы нам не добавить эффективности, и вот мы занялись образованием.
И в действительности, планирование – очень важная вещь. Говорится: если человек просто планирует сегодня, посвящая десять минут, планирует завтрашний день, то на следующий день он экономит примерно час времени. То есть в год это получается 365 сэкономленных часов, и это соответствует 45 рабочим дням, понимаете? 45 рабочих дней мы можем экономить в год, если мы занимаемся планированием, уделяя 10 минут каждый вечер планированию завтрашнего дня.
Тайм менеджмент и планирование времени
Иначе мы теряем просто в течение дня поминутно – тут, тут, тут – теряем целый час. Ну, скажем, в какой-то момент мы обнаружим: так, чем заняться? Туда поехать или сюда поехать, это сделать или это сделать? На это уходит какое-то время. Сам Стивен Кови, он говорит, что человек, который не планирует свое время, он похож на того, кто имеет много вещей, но не имеет шкаф.
И вся… все его вещи, они по всей комнате разбросаны, и, чтобы отыскать эту или ту вещь, ему приходится тратить какое-то время вместо того, чтобы взять уже с полки, где всё уже положено заранее, по какой-то схеме. Вот, иногда у нас, мы можем, таким… напоминать такого человека. Вот.
Планирование времени – хорошая вещь. Еще хотел заметить: если мы начинаем планировать, мы обнаруживаем, как у нас времени становится больше – это я просто пытаюсь убедить, еще раз эту идею как-то подчеркнуть.
Известно, что, если человек начинает записывать, какие деньги он тратит, у него сразу появляются лишние деньги. Просто он тратит… записывает свои растраты. И пишет их, и замечает, что денег у него становится больше. То есть у него где-то появляется какая-то экономия просто потому, что он записывает.
Для ее осуществления человек должен быть независим. Поэтому все эти три навыка, они важны. Фактически вот эта третья привычка, она нас учит говорить «нет» неважным вещам. Отказываться от чего-то второстепенного, того, что нам не нужно, понимаете?
Она учит нас расставлять приоритеты. Хотя приоритеты учит расставлять вторая привычка. Но теперь она, она нам, ну как бы побуждает нас действовать, следовать вот этим вот принятым своим планам, достигать их, осуществлять их, фактически их реализовывать. Вот, всему неважному мы должны научиться говорить «нет».
Мы много деятельности совершаем, но она зачастую не так эффективна. Вот, кстати, итальянский философ, социолог Парето, он, изучая философию деятельности, сформулировал закон, что 80 % результатов, которых мы добиваемся, приходят от 20 % деятельности. Понимаете, то есть 80 % того, что мы получаем как результат, это приносит 20 % той деятельности, которую мы совершаем.
Особенности рационального планирования времени
Gервый квадрат – это важное и срочное. Второй квадрат – это несрочное, но важное. Третий квадрат – это неважное, но срочное, и четвертый квадрат – это несрочное и неважное. То есть если взять наше время за 100 %, то оно где-то вот у нас должно быть распределено в деятельности в этих квадратах, понимаете? Всё наше стопроцентное время, оно может быть расписано по этим квадратам.
Где-то мы проводим столько времени, где-то проводим столько времени, где-то проводим столько времени… Сначала мы описываем… сейчас мы опишем некие составляющие, внутренние составляющие этих квадратов. Итак, первый квадрат. Важное и срочное – это что такое? Это различные кризисы. Кризис.
Кризис – это то, на что нужно сразу же реагировать, потому что запускать его нельзя, но здесь уже, как говорится, ситуация очень острая, это острые проблемы. Что в этом квадрате могут… может быть? Неотложные какие-то дела, проекты с горящим сроком исполнения, понимаете? Какие-то катаклизмы всевозможные. Вот, это всё в этом, в этом кризисном квадрате.
Квадрат номер два – несрочное и важное. Что здесь? Здесь профилактика, здесь пополнение, так сказать, банков всевозможных, счетов наших, увеличение наших ресурсов, усиление наших каких-то связей, понимаете? Этот квадрат – это ресурсный квадрат. Вот этот квадрат – он ресурсный.
Третий квадрат. Несрочное и неважное. Ой, неважное, но срочное! Что здесь у нас, в третьем квадрате? Различные телефонные звонки, какие-то… какая-то корреспонденция, какие-то сообщения, какие-то заседания. Это различные неотложные дела, но не относящиеся к категории важных.
Технологии планирования свободного времени
И последний квадрат – это несрочное и неважное. Тут что такое? У нас могут… Различные мелочи, отнимающие у нас время. Вот, также не отдых, может быть, здесь не отдых, а вот что-то такое, знаете, без… бездумно потраченное время. Такое бездумно потраченное время, бездумное какое-то расслабление, которое связано не с пополнением ресурса, а с его…
Итак… Итак, обсуждаем эти квадраты. Смотрите. Если у нас… Идея состоит в том, сразу, главная идея, с нее начнем, чтобы мы максимальным образом заполняли вот этот квадрат, много у нас было того, что в этом квадрате, много времени проводили в квадрате номер два. тогда к чему это приводит, к тому, что сокращаются другие квадраты, понимаете?
Если много здесь, то, соответственно, мало будет в других. Вот. Если здесь, здесь у нас мало всего, тогда у нас соответственно этот квадрат будет расти, первый квадрат. В основном первый квадрат как минимум будет расти. Почему? Потому что все эти вещи, которые сейчас кажутся нам важными, и они являются, важными, но мы их не выполняем, они… они не срочные для нас, то когда время идет-идет-идет-идет, подходит и начинается кризис!
Итак, вы понимаете, что этот у… у… если вот этот квадрат, если мы вот этому второму квадрату не уделяем достаточно внимания, то у нас естественным образом растет кризисный квадрат. Итак, в кризисном квадрате тогда что у нас происходит? У нас там стрессы, самосожжения, управления в условиях кризиса, постоянный пожар и вечный бой.
То есть, смотрите: часто люди, они очень гордятся тем, что они очень заняты, они очень много работают и трудятся. Но не всегда это является следствием их эффективности. Человеку постоянно по телефону звонит, все ему звонят, он всем отвечает, дает какие-то распоряжения, он кажется, что он очень такой занятой и эффективный. Но можно подумать: а почему ему-то все звонят?
Управление временем и планирование жизни
Ну неужели у него нет каких-то помощников, он не может как-то себе, ну, то есть, распределить обязанности, и так далее. Скорее это говорит об отсутствии эффективности. И потом, такой человек, он постоянно находится в условиях внутреннего стресса, потому что это напряжение проживать трудно.
И, как правило, когда усиливается вот этот первый квадрат, кризисный, тогда же усиливается и четвертый квадрат. То есть за счет, если уменьшается квадрат номер два, вот я нарисую эту схему, если уменьшается квадрат номер два, тогда усиливается первый квадрат и всё остальное время занимает четвертый квадрат. Ну, может быть, третий еще какой-то. Почему?
Потому что если кризис, если много боли, если много неприятностей и стрессов, тогда что? Хочется вот сюда, в четвертый квадрат убежать – это побег. Хочется расслабиться, да? Хочется ничего не делать, потому что тяжело всё это переносить, психика напрягается очень сильно.
Может быть, эти квадраты тогда получается, первый квадрат очень большой, второй квадрат очень маленький, и тогда третий и четвертый квадрат тоже какой-то… какое-то время забирает.
Так, теперь давайте представим, что у нас очень развит, допустим, третий квадрат. Третий квадрат. Если… становится третий квадрат тоже развит в том случае, если второй квадрат очень слабенький. Понимаете? Нет планирования ресурсов, нет планирования, нет работы над улучшением связей, над развитием, нет, значит, какого-то образования, дисциплины.
Тайм менеджмент искусство планирования и управления временем
Тогда, естественным образом может проявиться третий квадрат. Как это может выглядеть? Вот смотрите, здесь написано, тут срочное, но не важное. Это срочно, но не важно. Почему это неважно? Какие могут быть дела здесь вообще? Это то, что кажется очень важным, но для кого? Для кого-то другого, совершенно верно.
То есть в этом случае мы выполняем, опять вот действуя под каким-то социальным, может быть, давлением, мы просто выполняем какой-то социальный заказ зачастую. Это может быть важно, но это не важно для меня. В конце концов, что означает не важно для меня? Это не соответствует моей миссии, понимаете? Это не связано с моей миссией, это чья-то другая программа, видите?
То есть, и люди могут находить себе такую работу, например, то есть у них вот может работа проходить в третьем квадрате. Понимаете? То есть если третий квадрат большой, тогда, соответственно, первый квадрат будет на втором месте, потому что кризисы тоже будут, вот, и будет очень крупным также четвертый квадрат.
Итак, неспособность сказать «нет» чему-то, да, вот тоже может красть наше время. Деятельность без цели. Еще интересный такой, интересный, важный… важная составляющая этого процесса, который время у нас может украсть, — это отрицательное отношение к своей работе.
Известно, что если человек не любит, не уважает ту деятельность, которую он совершает, то эта деятельность, она становится менее эффективной, во-первых, конечно же, и то есть менее результативной. Во-вторых, она иногда уходит много времени, и зачастую это время тянется очень медленно, да? И времени уходит больше на ее выполнение. Вот. В 2 – 3 раза больше времени уходит. Тратится.
Нарушение или, как сказать, неумение, неумение делегировать свои обязанности, перепоручать кому-то как-то свои дела — это тоже может быть с такой… вещью, которая может украсть у нас время.
И еще одно интересное, еще один интересный воришка нашего времени – это склонность выполнять одновременно много дел. Понимаете? То есть иногда считается, что это правильно. Мы думаем: «Я, наверное, Юлий Цезарь. Я могу есть, я могу, значит, смотреть при этом телевизор, читать газету, гладить кошку, при этом разговаривать с женой…
И вот смотрите, и кажется, что это человек, который делает одновременно много дел. На самом деле это не так. Ум может выполнять только одно что-то, одно какое-то действие. Но в этот момент его ум, такого человека, он скачет просто с одного объекта на другой, с одного… Он переключается постоянно. И, кстати, это очень сильно истощает ум.
Методы планирования рабочего времени
Вот так же, как и пустая болтовня. То есть наша речь, вот эта вот энергия речи, она может как давать нам силу, так и лишать нас силы, понимаете? Если мы говорим о вещах, связанных с нашими целями, связанных с нашей миссией, то есть основанных на принципах, это всегда дает силу.
Но если мы говорим о вещах, которые не связаны с этим, то мы всегда лишаемся этой силы. Вы просто могли это заметить: вот раз, встретишь какого-то человека, вроде начинаешь болтать с ним, просто, о том и о том – и чувствуешь, я пустой стал! Ну, чувствуешь, что надо просто помолчать.
Просто, ты просто уже внутренне начинаешь осознавать, что мне нужно замолчать и набраться сил. Потому что эта энергия, она ушла куда-то, просто ушла – фух! Знаете…
Голос: Получается, и несрочное, и не важное.
И не срочное, и не важное, да.
Да. Поэтому требуется иногда очень много набрать потом силы, чтобы молчать и что-то говорить, либо говорить позитивное, что, собственно говоря, одно и то же. Если мы… молчать можно тоже по-разному. Идея в том, что мы концентрируемся.
Когда мы бережем эту энергию, мы концентрируемся, собираемся, потому что речь – это… это форма деятельности, понимаете? Речь – это форма деятельности. Это одна из форм деятельности, и на это уходит какая-то энергия. Если мы говорим о вещах, связанных с миссией, связанных с принципами, — мы набираем силы, если мы говорим о вещах не связанных, — мы этих сил лишаемся.
Знаете, есть иногда такие люди, которые… наверняка вы, может быть, слышали или встречали таких людей, очень мудрые люди, которые просто молчат, и все становится понятно. Вот он, задаешь ему какой-то вопрос, а он просто молчит, и вдруг ты получаешь какой-то ответ. Да, а он при этом молчит, ничего не говорит, может…
Голос: Или короткие фразы.
Или короткими фразами, но очень так емкими, да, что-то в сердце открывается, когда он это говорит.
Голос: Есть такой стих: даже дурак выглядит мудрым, когда молчит.
Но, когда он начинает говорить, это становится очевидно, что он не очень разумен.
Источник информации для взят из лекции Дмитрия Пшонко «Планирование времени и делегирование».
Ежедневное планирование своего времени является неотъемлемой частью любого успешного человека. Ведь когда человек всегда знает, чего он хочет и что нужно делать в определенный момент времени, он успевает сделать гораздо больше, чем тот, кто проводит свой день “как получится”.
Приведу десять основных правил, придерживаясь которых можно составить свойраспорядок рабочего дня максимально эффективно. Конечно же это не панацея, и каждый может редактировать свой ежедневник в соответствии со своими силами, объемом работы, скоростью выполнения задач, режимом сна, отдыха и т.д.
ПЛАНИРОВАНИЕ СВОЕГО ВРЕМЕНИ. 10 ПРАВИЛ.
1. Старайтесь придерживаться принципа 70/30.
Планировать абсолютно всё свое время нецелесообразно, т.к. в этом случае ваши действия стопроцентно будут расходиться с вашим расписанием. Да и полное “заточение” своего времени в ежедневник приведет к тому, что вы будете находиться в слишком жестких рамках и постоянно чувствовать себя каким-то роботом, у которого вся жизнь поминутно расписана.
Оптимальным решением является планирование 70% собственного времени. Согласитесь, некоторые события трудно предсказать, и практически каждый день происходит некий “эффект неожиданности”, поэтому всегда нужно оставлять часть времени свободным. Либо, как вариант, в каждом временном промежутке делайте определенный запас.
2. Составляйте план на следующий день сегодня вечером.
Планировать следующий день в конце сегодняшнего дня похвально, но чтобы ничего не забыть, обязательно все свои дела записывайте. Разграничьте дела по степени важности, разделив записную книжку на два столбца. В первом запишите то, что требуется сделать безотлагательно. Во втором – что менее важно и в случае форс-мажора может быть перенесено на другой день.
Задачи и дела, с которыми вы справились, одни за другими вычеркивайте. Это будет служить для вас дополнительным стимулом и прибавлять новых сил для решения оставшихся задач. Чем меньше задач у вас будет оставаться, тем больше уверенности в том, что с ними справитесь, вы получите.
В конце каждого дня в самом низу можно добавить надпись типа: “Ура! Я это сделал”, “Я молодец! Но это только начало!”, “Я все успел! Я крут! Но еще много дел впереди!”. Эта надпись также будет с самого утра стимулировать вас добиваться поставленных задач и в то же время не расслабляться.
3. Старайтесь выполнить большую часть запланированного до обеда.
Когда вы в середине дня осознаете, что самое важное на сегодня сделано и уже позади, гораздо проще выполнять оставшиеся дела. Воспользуйтесь обеденным перерывом, чтобы решить свои личные дела (позвонить родственникам, ответить на пропущенные звонки, обсудить вопросы с банком по кредиту, оплатить счета и т.д.). На вечер оставьте минимум (переговоры с застройщиком, поход в салон, покупка продуктов, тренировка в спортзале).
4. В каждый рабочий час вносите минуты отдыха.
Обязательное правило для всех. Чем чаще вы будете отдыхать, тем продуктивнее будет ваша деятельность. Каждый для себя выбирает наиболее удобную для себя схему, но особенно хорошо работают две схемы: 50 минут работы / 10 минут отдыха либо 45 минут работы / 15 минут отдыха.
Во время отдыха совсем не обязательно курить бамбук и плевать в потолок, лежа на диване. Ведь это время можно провести с пользой. Сделайте разминку: отожмитесь, подтянитесь, постойте на голове (если позволяет место), сделайте зарядку для шеи и глаз. Приведите рабочее место в порядок, сделайте уборку в доме или офисе, почитайте книгу, прогуляйтесь на свежем воздухе, сделайте запланированные звонки, помогите в чем-то коллегам (семье, если работа дома) и т.д.
5. Старайтесь создавать реалистичное планирование.
Не стоит заваливать себя таким объемом работ, с которым вы не справитесь. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования (типа вам любые горы по плечу) и планируйте лишь такой объем задач, с которым Вы реально можете справиться.
Прошу не путать планирование с целями. Цели у вас могут быть сверхграндиозными, они, в принципе, такими и должны быть. Но для того чтобы добиться этих целей в кратчайшие сроки, должно быть реалистичное грамотное планирование поставленных задач. Это абсолютно не означает, что вы должны работать каждый день до потери пульса, чтобы как можно скорее добиться цели. Лучше делать одно дело небольшими порциями стабильно каждый день, чем это же дело делать от начала до конца дня хаотично и наспех. Тогда и вы не будете измотанными, и достижение целей будет проходить планомерно.
Кроме этого, в конце каждого дня добавляйте графу “План выполнен на ____%” и вписывайте туда процентное соотношение ваших выполненных задач на сегодня. Это послужит для вас дополнительной стимуляцией, а также даст возможность сравнивать результаты и в дальнейшем делать соответствующие корректировки при планировании своего времени.
Старайтесь каждый день хоть не намного, но перевыполнить план. Т.е. старайтесь дополнительно закрывать те задачи, которые в плане не были указаны. Естественно, за их решение следует браться только после того, как все запланированные задачи уже будут выполнены. Согласитесь, приятно же наблюдать свою сверх-продуктивность, глядя на цифры 105%, 110%, 115% в конце каждого рабочего дня.
6. Крупные задания выполняйте небольшими частями.
Эту тактику еще называют тактикой “нарезания салями”. Еще Эйнштейн подметил, чтобольшинству людей нравится рубить дрова, потому что при этом за действием сразу следует результат. Поделите свои цели и проекты на небольшие порции и выполняйте их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.
Для примера возьму создание какого-нибудь продукта: Можно каждый день в ежедневник тупо вносить строчку “Создать видеокурс” и работать над этим курсом. Но в этом случае есть несколько больших минусов:
вы не имеете возможности заранее предугадать срок выполнения своего курса
каждый день вы не знаете, с чего именно вам продолжить работу над курсом
у вас нет чувства удовлетворения от проделанной работы, пока вы не закончите работу над своим курсом полностью
Если же создание курса поделить на множество мелких порций и закрывать их постепенно, то всех перечисленных минусов можно легко избежать.
Те задачи, выполнение которых у вас вызывает, мягко говоря, недовольство, либо в которых вы некомпетентны, смело делегируйте другим специалистам, которым выполнять подобные задачи по кайфу. Вы сэкономите уйму времени, а планируемая работа будет выполнена более профессионально.
7. Побудьте в тишине некоторое время.
Часто бывает, что телевизор в соседней комнате, радио, которое работает сутками напролет, чьи-то голоса, проходящие мимо вас люди, строящееся здание на соседней улице в итоге так раздражают, что просто невозможно нормально сконцентрироваться на выполнении важных дел. Вместо разрешения конкретных задач в голове крутятся колготки за 574 рубля, которые сегодня купила ваша сотрудница, либо последний супер-мега-хит Джастина Бибера, играющий сейчас по радио.
Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Именно в этом случае вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности.
8. Убирайте предметы на место, как только закончите ими пользоваться.
Это существенно сэкономит вам время в будущем, а также поможет избежать беспорядка. Не даром говорят: “Если хочешь узнать о своем будущем партнере, посмотри на его рабочий стол. Какой порядок на его столе – такой порядок и в его делах”.
Советую вам вообще выкинуть все свои старые и ненужные вещи, избавьтесь от лишнего хлама, чтобы на столе лежало только самое необходимое для работы.
Держите вещи в четко определенных местах. Например, все документы сложите в отдельную папку или коробку, квитанции и чеки также держите сколотыми в определенном месте, ручки и карандаши в наиболее удобном для использования месте. Благо, сейчас можно без труда приобрести специальные наборы, боксы, футляры для решения этой проблемы.
Сделайте это и почувствуете невероятный эффект!
9. Избавьтесь от ненужных вам вещей.
Все запасы старых вещей, оставленные на случай “а вдруг пригодится”, не принесут вам ничего, кроме лишней пыли и беспорядка. Кроме этого, считается, что вещи, отправленные нами «в утиль» на антресоль, в чемоданы, под диван, в кладовку, на кухонный гарнитур, несут в себе негативную энергетику.
Это, как вы поняли, касается не только рабочего стола, но и рабочего и домашнего пространства в целом. Поэтому безжалостно избавьтесь от этих “очень нужных вещей, которые вам жалко выбросить”. Соберите все добро в грузовик, отвезите на свалку и сожгите. Если уж реально жалко, то поставьте все рядом с подъездом, нуждающиеся быстро разберут. Одежду и обувь можно развезти по детским домам и домам престарелых. Вам будут только благодарны.
10. Ведите активный и здоровый образ жизни.
Если вы еще не очень дружите со спортом, гимнастикой, водными процедурами, правильным питанием и т.д., то советую что-нибудь из этого внести в свой распорядок дня. Даю стопроцентную гарантию, что результаты вас весьма порадуют. Главное, чтобы вы не филонили и четко следовали вашему спортивному графику. Вы даже сами не заметите, как быстро улучшится ваше здоровье и общее физическое состояние. Также вы без труда сможете избавиться от вредных привычек, если поставите перед собой цель и вместо вредных привычек встроите хорошие привычки.
Следует помнить, что лучший сон – это сон до полуночи часов, т.к. в этот период ваш организм отдыхает и набирается сил наилучшим образом. Другими словами,ложитесь спать сегодня, а не завтра.
Высыпайтесь, занимайтесь спортом, правильно питайтесь. Ваше тело отблагодарит Вас хорошим самочувствием, высоким уровнем позитивной энергетики и готовностью к продуктивной деятельности.
В конце приведу пример своего распорядка, чтобы вам было с чем сравнить. Не могу сказать, что это идеальный универсальный распорядок дня для всех, но лично меня он полностью устраивает. В сравнении с самым первым моим распорядком в нем не раз происходили корректировки и на данный момент он выглядит следующим образом…
ИДЕАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ СВОЕГО ДНЯ С МОЕЙ ТОЧКИ ЗРЕНИЯ
06:00-07:00Подъем, зарядка, обливание, утренняя пробежка, утренние процедуры, душ07:00-07:30Завтрак07:30-08:30Отдых, проверка почты, иные дела08:30-09:00Еду в офис09:00-12:00Рабочий процесс (вносятся важнейшие задачи на сегодня)12:00-12:30Обед12:30-13:00Отдых, иные дела13:00-14:00Чтение литературы14:00-18:00Рабочий процесс (вносятся второстепенные задачи на сегодня)18:00-18:30Ужин18:30-19:00Перевыполнение плана, планирование следующего дня19:00-19:30Еду домой19:30-22:00Домашние дела, тренажерка, активный отдых, прогулка, развлечения, встреча с друзьями22:00-22:30Подведение итогов, окончательная корректировка распорядка на следующий день, подготовка ко сну22:30-06:00Сон
Небольшие пояснения к плану:
Данный распорядок рассчитан на будние (рабочие дни) и на выходные не распространяется. В выходные должен быть свой план, но заточенный именно на отдых (все остается также, грубо говоря, меняется только Рабочий процесс на Отдых), в крайнем случае некоторые рабочие моменты переносятся на выходной день (если что-то не успели сделать или что-то смертельно важно).
Каждый временной промежуток берется с некоторым запасом. Отклонение от распорядка на 30 минут – это нормально.
Утро у каждого может начинаться с другого времени. Просто я перешел на более раннее время, чтобы успевать больше и это дало положительные результаты.
Время выезда из дома на работу и обратно также для каждого может быть разным. Я выбрал для себя оптимальное время – когда в городе уже рассасываются пробки.
Ежедневное чтение литературы считаю обязательным правилом для всех. Если не позволяет время читать на работе – читайте на обеде, в автобусе, после работы, перед сном.
Бывает, что в связи с дополнительными делами приходится ложиться спать гораздо позднее. В любом случае старайтесь просыпаться согласно вашему графику, иначе ваш распорядок дня постоянно будет смещаться, а это не есть хорошо.
В выходные дни можно позже вставать и позже ложиться, но при этом также придерживаться графика, просыпаясь и ложась в одно и то же время (к примеру, на час или два позже, чем в будние дни).
Для планирования своего времени можно использовать органайзер, блокнот, обычный лист бумаги, тетрадь, различные специальные программы и приложения. Лично я использую очень удобный в работе Календарь от Google. Кроме того, что в нем имеется ряд полезных функций, он синхронизируется с мобильными устройствами, а значит всегда под рукой, где бы вы ни находились. Вообще, в сфере синхронизации приложений Google шагает огромными шагами. Это очень облегчает работу, когда в одном аккаунте под рукой всевозможные помощники, которые еще и между собой синхронизированы. Я уже не представляю работу за компьютером и в телефоне без Google Chrome, Календаря, YouTube, Диска, Переводчика, Google+, Карты, Analitics, Picasa и множества других полезных сервисов. А еще советую воспользоваться супер-планировщиком Wunderlist
Если вы еще не ведете свой ежедневник и не ставите перед собой цели – немедленно начните это делать и продолжайте это делать постоянно!
Планирование
Планирование — ключевой момент в управлении временем. Составляя план, учитывайте, что он должен быть разумным и осуществимым — от этого зависит ваша эффективность.
Ставьте конкретные цели и задачи
Корректно описать свою цель — задача не из простых. Мне помогли с этим специальные техники тайм-менеджмента.
Декомпозиция
Различайте цели и задачи. Цель — масштабная и общая. Чтобы достичь цели, нужно е` «раздробить» на более конкретные и локальные задачи. Такой прием называется «декомпозицией целей».
К примеру, вам нужно организовать мероприятие. Ваша цель — «Мероприятие проведено в указанные сроки в рамках утвержденного бюджета». Достижение этой цели складывается из выполнения конкретных задач:
«Выбор и согласование площадки»,
«Выбор и согласование приглашенных»,
«Выбор и организация развлечений».
SMART
После того как вы разбили основную цель на задачи, чётко сформулируйте их. Используйте для этого метод SMART. Задача должна быть:
конкретной (Specific),
измеримой (Measurable),
достижимой (Attainable),
актуальной или истинной (Relevant),
ограниченной во времени (Time-based).
Тайм-менеджмент: советы и инструменты
Сформулированную таким образом задачу легко выполнять — в её описании уже заложены требования. Пример формулировки задачи по SMART: «Увеличить онлайн-продажи на территории России к концу 2017 года на 25 %».
Фиксируйте план действий
Записывайте задачи и цели в бумажный или электронный планировщик. Это поможет освободить голову и не переживать, что вы что-то забыли. Как бонус, получите массу удовольствия, вычеркивая выполненную задачу из списка. При этом мотивация завершить следующую задачу возрастает.
Диаграмма Ганта
Это визуальное представление запланированных дел в виде календаря. Укажите в диаграмме задачи, их сроки, время и порядок выполнения.
Список задач (to-do list)
Долгосрочный список крупных задач. Запишите то, что планируете сделать в будущем, каких целей достичь, какие задачи для этого нужно выполнить. Поставьте предварительные сроки. Пополняйте этот список новыми идеями.
Годовой и месячный список. Укажите, какие задачи из вашего основного списка вы берете в разработку или продолжаете в следующем месяце, а какие в следующем году. Поставьте даты окончания для выбранных дел.
Список на день. Опишите, что и для какой задачи будете делать завтра. Проверьте, какие задачи выпадают на следующий день из месячного списка. Дополните его делами, которые появились сегодня. Проводите подобную корректировку вечером каждый день, чтобы утром не тратить на это время.
Опишите по методу SMART ваши цели. Сформулируйте задачи, на которые распадаются цели. Зафиксируйте письменно и поставьте дедлайны.
Теперь у вас есть четкий план действий.
Расставляйте приоритеты
Что делать, если список задач получился очень большим? За что браться сразу, а что отложить? Изучите весь список и расставьте приоритеты для каждого дела. Рассмотрим инструменты тайм-менеджмента для приоритизации.
АБВГД (ABCDE)
А, Б, В, Г, Д — уровни важности дел. Этот метод ещё называют АБВ (ABC). Всё зависит от того, сколько уровней вы введёте. Я считаю, что чем их больше, тем быстрее вы запутаетесь. Не усложняйте. Инструменты управления временем разработаны для того, чтобы облегчить вам жизнь, а не наоборот.
Проанализируйте список задач и расставьте приоритеты от А до Д. Вы не можете приступить к выполнению задач уровнем ниже, пока не закрыты все дела с более высоким приоритетом.
Задачи уровня А (A) самые важные, их невыполнение будет иметь самые серьёзные последствия для вашей жизни и работы. К примеру, обсуждение с подрядчиком сметы по мероприятию. Если вы этого не сделаете, рискуете не уложиться в бюджет.
Если А-задач слишком много, эксперты тайм-менеджмента рекомендуют поставить градацию А-1, А-2 и так далее. Я советую этого избегать как избыточного усложнения.
С А-задачами связано понятие «съесть лягушку на завтрак». Самые важные дела часто самые тяжелые и неприятные — уродливые «лягушки». Мы часто оттягиваем выполнение таких задач, но А-дело должно быть завершено в первую очередь. Нужно «съесть эту лягушку на завтрак».
Задачи уровня Б (B) важны, но их последствия невыполнения не такие серьезные, как у А-задач. К примеру, согласование с заказчиком цветов для банкета. Если вы этого не сделаете, мероприятие не будет сорвано, но заказчик может быть недоволен, что вы не учли его предпочтений.
Выполнить задачи уровня В (C) желательно, но неприятных последствий они не имеют. К примеру, ужин с друзьями.
Дело уровня Г (D — delegate) смело делегируйте подчинённому, другу или коллеге, в зависимости от ситуации. Делегирование освободит время для задач уровня А.
Остались задачи, которые попали на уровень Д (E — eliminate)? Откажитесь от них. Если дела оказались в этой категории, без них можно обойтись.
Матрица Эйзенхауэра
Метод назван в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра, который делил свои задачи на 4 категории:
срочные, важные;
важные, несрочные;
срочные, неважные;
неважные, несрочные.
Тайм-менеджмент: советы и инструменты
Срочные и важные задачи (1) выполняйте сразу и самостоятельно. Они имеют большое влияние на будущее, делегировать их нельзя.
Важные несрочные дела (2) — самый комфортный режим работы. В нём вы можете планировать, взвешивать, рассчитывать и заниматься важными делами.
Старайтесь держаться в режиме 2. В нём вы полезны и эффективны.
Срочные и неважные задачи (3) делегируйте. Они отнимают много времени, но не приносят пользы.
Несрочные и неважные (4) вычёркивайте.
Обязательно приоритезируйте задачи, чтобы не делать одновременно несколько дел.
Soft skills — это надпрофессиональные навыки, которые помогают любым специалистам в любой отрасли быть востребованными
Сможете прокачать навыки, чтобы быстро решать задачи, убедительно аргументировать свою позицию, грамотно выстраивать коммуникацию — без лишних эмоций и стресса 💪
Исполнение
Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?
Фокусируйтесь на главном
Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?
Делегируйте
При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчинённым расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчинёнными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.
Научитесь говорить «нет»
Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.
Блокируйте раздражители
Перед началом работы отключите всё, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.
Исключите «пожирателей времени»
Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.
Не делайте несколько дел одновременно
На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:
замедляемся,
ошибаемся,
стрессуем,
перестаем чувствовать жизнь,
начинаем забывать важные вещи,
разрушаем отношения с близкими,
становимся эмоционально нестабильными,
теряем креативность.
Отдыхайте
Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.
Наведите порядок в электронной почте
Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:
Создайте папку для сообщений, которые содержат важную или полезную информацию, чтобы легко к ней вернуться. К примеру, у меня есть папка «Полезные инструкции», куда я складываю инструкции по онлайн-сервисам, с которыми работаю.
Создайте лейблы для писем и маркируйте ими сообщения: «Срочно», «Обдумать».
Создайте тематические папки и настройте на них автоматические фильтры, чтобы входящие сообщения сами распределялись по темам.
Создайте отдельную папку для рекламных рассылок: возможно, вы захотите к ним вернуться, но им не место в основном ящике.
Создайте шаблоны для однотипных писем. Например, если вы часто поздравляете своих коллег с днём рождения по email, сделайте заготовку такого письма.
Фильтруйте входящую информацию
Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.
Учитывайте свои биоритмы
У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определённые часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.
Создайте комфортное рабочее место
Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.
Ограничьте свой перфекционизм
Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всём, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».
Контролируйте время
Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.
Ставьте дедлайны
Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трём дня пятницы и так далее. Чёткие рамки не дадут затягивать работу.
Оставляйте запас времени
Если по расчётам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.
Заканчивайте задачу раньше срока
Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.
Используйте метод «Помидора»
Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.
Запланируйте задачу.
Поставьте таймер на 25 минут.
Работайте не прерываясь и не отвлекаясь до звонка.
После раунда сделайте перерыв в 3-5 минут.
После каждого четвертого раунда отдохните 15-30 минут.
Запишите, что отвлекало или мешало. Это ваши «пожиратели времени».
Попробуйте метод «Хронометраж»
В течение двух-трёх дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:
Какие действия не относятся к решению задач или полноценному отдыху. Это «пожиратели времени». Откажитесь от них.
На какую задачу вы тратите больше всего времени. Подумайте, как её оптимизировать.
На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени? Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаёте с одной из них от плана.
Планируйте перерывы каждые девяносто минут
Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Если не работаете по методу «Помидора», делайте перерывы в 10-15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг.
Планируйте время ожидания
В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. Заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке.
Анализируйте свой опыт
Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Фиксируйте их, чтобы видеть, над чем нужно работать.
Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.
Мотивация
Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.
Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.
В конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.
Что такое тайм-менеджмент
Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.
Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.
Практики включают обширный спектр действий:
постановка целей;
планирование рабочего дня;
распределение личного времени;
приоритизация задач;
управление ресурсами;
разработка действенных стратегий;
формирование списков;
делегирование (перепоручение) задач;
определение, фиксирование, анализ временных затрат.
На тему тайм-менеджмента написано множество книг, статей и публикаций. Массу полезного можно почерпнуть в работах Дэна Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Керри Глиссона «Работай меньше, успевай больше», Ричарда Брэнсона «К черту все! Берись и делай!», Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок».
Закон тайм-менеджмента
Преимущества применения тайм-менеджмента
Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:
развивается в разных сферах деятельности;
правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
продуктивно работает в любых ситуациях;
четко выделяет цели в порядке приоритетности;
избегает ненужных ошибок;
не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
справляется с делами в минимальные сроки;
менее других подвержен стресс-факторам;
поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.
Такой специалист бесценен для любой компании. Многие успешные фирмы стараются «воспитать» в персонале подобные качества, отточить навыки дисциплинированности, самоорганизации. Для этого руководство устраивает регулярные тренинги, семинары, курсы, охватывающие теоретическую базу и практическое освоение тайм-менеджмента.
Реальные «убийцы» времени
На уроках освещаются следующие темы:
Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
Системы управления временным ресурсом.
Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.
Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.
Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:
прокрастинация – желание отложить важные дела и мероприятия на «завтра», уклонение от текущих обязанностей;
перфекционизм – постоянная неудовлетворенность результатами.
Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.
тайм менеджмент высказывание
Высказывание Сенеки о планировании времени
Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.
Главные принципы управления временем
Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:
Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.
тайм менеджмент
Правила тайм-менеджмента
Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.
Эффективные методы планирования
От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.
Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:
Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги.
Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.
ABCDE
Данный метод также предполагает распределение дел по уровню важности. После тщательного анализа текущего списка задачи расставляются по соответствующим приоритетам от «A» до «E»:
«A». Важные, приоритетные дела. Не терпят отлагательств, имеют серьезные последствия для работы (при больших количествах нужно использовать дополнительную градацию A-1, A-2, A-3).
«B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.
«C». Желательные мероприятия без неприятных последствий в случае невыполнения.
«D». Задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.
«E». Занятия, от которых стоит отказаться.
К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.
SMART
После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.
Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:
Specific – конкретика.
Measurable – измеримость.
Attainable – достижимость.
Relevant – актуальность (истинность).
Time-based – временная ограниченность.
Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.
SMART планирование
Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2019 года поднять продажи на территории Украины до 30%. Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:
провести пиар-акции до 31.07;
пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.
Получаем четкий план действий.
Принцип Парето
В основу метода Парето заложен принцип, сформулированный известным итальянским экономистом: «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Это значит, что за большую долю результата отвечает меньшая часть вкладываемых средств и прилагаемых усилий. Например, во многих интернет-магазинах преимущественную часть прибыли в денежном выражении дает 20% ассортимента товаров, 80% прибыли поступает от 20% покупателей.
Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.
Диаграмма Ганта
Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.
Метод «Помидора»
Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.
Порядок действий в рамках техники «Помидор»:
Сформулируйте четкое задание.
Выставьте таймер на 25 минут.
Не прерывайтесь до звукового оповещения.
Устройте пятиминутный перерыв.
Приступайте к очередному раунду.
После каждого 4-го этапа отдыхайте 15-20 минут.
После завершения практики запишите список отвлекающих моментов, мешавших работе. Это «пожиратели времени», которых нужно стараться избегать.
Интеллект-карты
Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.
Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.
Пирамида Франклина
Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.
Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:
Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.
Глобальная цель.
Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
Краткосрочный план на неделю/месяц.
Ежедневный план.
Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.
Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:
концентрируйтесь на первостепенном;
последовательно переключайтесь между заданиями, не хватаясь за все одновременно;
отдыхайте, делайте перерывы;
учитывайте биоритмы;
фильтруйте входящую информацию;
оборудуйте комфортное рабочее место;
ограничивайте перфекционизм;
мотивируйте себя;
анализируйте опыт.
Надеемся, что вам понравилась статья о правилах, принципах и основах планирования личного и рабочего времени. Оставайтесь с нами на портале общения и самосовершенствования и читайте другие полезные и интересные материалы на эту тему! Прдолжение: Делегирование полномочий и ответсвенности сотрудникам и подчиненным Способности определяющие успех человека в карьере и деятельности
