Деловая переписка: правила и рекомендации по написанию письма. Мы живем в эпоху цифровых технологий когда процесс общения намного упростился. Мир бизнеса успешно использует новые возможности, перейдя в электронный формат. По почте заключаются договоры, согласовывается рабочий процесс, предлагаются услуги и товар… И при неправильном оформлении писем у клиентов и партнёров может возникнуть нежелание иметь общее дело, так что, в целях сохранения своего рабочего места или бизнеса.
Какой должна быть деловая переписка? Рекомендации по написанию письма и ведению деловой переписки дает Валерий Харламов.
Публичность деловой переписки
Ещё лет 10 назад сохранить конфиденциальность было намного проще, уничтожив компрометирующие документы, спрятав в сейф, да и вообще, с кем делиться незначительной информацией, которая не повергает в шок общественность или не проходит цензуру? Сейчас же будьте готовы к тому, что любая ваша оплошность может быть доступна для публики. А что ещё серьёзнее – иметь юридическую силу и использоваться во внутренних расследованиях фирмы.
Поэтому, неважно какую должность вы занимаете, руководителя или уборщицы, текст должен быть сдержан, и показывать вашу компетентность. И даже если по отношению к вам проявляют хамство, во избежание проблем в будущем контролируйте себя. Слышали о троллях? Вполне реальных, порой заказных людях, провоцирующих на агрессию, которую потом используют против того, кто проявил слабость. Так что помните, всё, что вы пишете, в любой момент может быть «слито» в паблики, другим заинтересованным людям и прочее.
В деловом письме первым делом прикрепляйте файлы
Довольно часто происходит, когда какой-то документ не прикрепился или, пока печатали письмо, забыли о нём. Экономьте своё время, а также получателей, особенно, если хотите с ними в дальнейшем сотрудничать. К тому же исключит ненужную переписку, с целью выяснения, где же обещанный документ и был ли он вообще выслан. Формат файла следует выбирать такой, чтобы открывался с любого компьютера. Общедоступными считаются .doc и .xls, только названия пишите без пробелов и латиницей. Тогда получателю не придётся тратить своё время на поиски способов, которые помогут его, наконец, прочитать.
Деловая переписка: правила и рекомендации по написанию письма
Обязательно должна быть заполнена тема сообщения делового письма
И использовать не просто набор слов, а непосредственно ключевые, по которым его можно будет отыскать в любой момент, даже если прошёл год после получения. Тема должна давать понимание о том, что это за сообщение, какую задачу несёт в себе и сроки выполнения. Только избегайте односложных конструкций, что-то вроде «Сотрудничество», потому что в таком случае сообщение затеряется среди кучи подобных.
Контролируйте список адресатов при отправлении делового письма
Если вы хотите, чтобы получили месседж сразу несколько человек, определите главного, который будет нести ответственность за ведение ответов, отчётов и прочего. Его в списке необходимо указать первым в поле «Кому», остальных адресатов в поле «Копия», а вот если есть люди, которых не должны видеть остальные участники переписки, то пишите его адрес в графе «Скрытая копия».
Иногда бывает, что на выполнение какой-то задачи прикреплено сразу несколько исполнителей, и чтобы не путаться или выяснять, кто каким вопросом занимается, когда вам приходит сообщение, в котором несколько адресатов, нажимайте кнопку «Ответить всем». В таком случае все будут уведомлены, а предъявлять претензии и прочее вы будете только тому, кто первый в графе, а значит, автоматически несёт ответственность за результат.
Один вопрос — одна тема
Это не просто правило, а формула успешного делового письма. То есть, если, к примеру, исполнитель ведёт несколько задач, чтобы не смешивать всё в одну кучу, ведь у успешного человека всё чётко и понятно, на каждую тему создавайте отдельную ветку. Тогда вы не упустите из виду какие-то детали и сможете закрывать вопросы по мере их решения.
Кстати, в последнее время становятся популярными различные приложения, типа Ватсапа, Вайбера и прочее. Так вот, используйте их в личных целях, а рабочие моменты следует решать только в электронной почте. Так как сохранится история, а значит, вы не запутаетесь в вопросах, кто, что, кому и где писали или предупреждали.
Как говорится: «Краткость – сестра таланта»
Поэтому экономьте и своё, и чужое время. Да и вообще, в мире бизнеса длинные сообщения сигнализируют о том, что отправитель сам не знает, чего хочет, что у него очень много свободного времени, а значит, с работой не всё гладко, и что он не уважает других, не признавая их занятость и требуя к себе излишнего внимания. К тому же, думаю, ни для кого не секрет, что длинный текст дочитывает до конца очень редкий человек, хотя бы потому, что удерживать внимание насильно, чтобы, наконец, понять, что требуется сделать — не всегда просто.
Грамотность деловой переписки 
Вроде бы и так ясно, что очень важна грамотность, но поверьте, по каким-то причинам некоторые игнорируют правила орфографии и пунктуации. Не стоит показывать, что вы слишком заняты, чтобы начать предложение с большой буквы, или гипертрофированно воспитанные, поэтому везде, даже где не нужно, то есть, по отношению к группе людей, употреблять местоимение «Вы» с большой буквы. Если грамматическое оформление писем будет на низшем уровне, поверьте, это повлияет на вашу репутацию и компетентность.
Деловая переписка: правила и рекомендации по написанию письма
Правило деловой переписки: контролируйте файлы, которые отправляете
Даже если уверены в том, из чего они состоят, не поленитесь открыть лишний раз вложение. К сожалению, это правило возникло не на пустом месте, действительно происходят ситуации, последствия которых фатальны и неисправимы. Например, в суете можно отправить клиенту файл с какой-то внутренней информацией, и тогда он узнает о прибыли и доходах компании, что опять-таки, реально вскоре обнаружить в общем доступе, если его «сольют» в паблик и подобное.
Скорость реагирования на деловое письмо
Чтобы достигать успеха, как вы знаете, нельзя останавливаться ни на достигнутом, ни в своём развитии. Мир очень стремителен, и чтобы в нём выжить, следует научиться управлять потоком информации. Что это значит? А то, что отвечать необходимо сразу же, даже если очень не хочется, потому что на следующий день ваш ответ уже будет не актуален. И ваша почта станет олицетворением хаоса.
Если вопросы и задачи будут накапливаться – очень низкая вероятность того, что когда-то вы с ними разберётесь. Это влияет как на работу, бизнес, так и на здоровье, потому что постоянное проживание напряжения, когда вы знаете, что ждёт и копится много дел, а вы не успеваете теперь со всем справиться – приводит к депрессии, различным заболеваниям и эмоциональному выгоранию.
Деловая переписка: правила и рекомендации по написанию письма
Нетворкинг
Жизнь очень непредсказуемая, поэтому стабильность не всегда статична, и если сегодня вы сотрудник крупной фирмы – через год может случиться так, что вы уже будете вести собственный бизнес, и, к сожалению, наоборот. К чему я это? А к тому, что важно сохранять связь с людьми, потому что в будущем вы вполне можете ещё пересечься. И если от вас требуется что-то написать негативное, или даже поблагодарить – всегда это делайте, не исчезайте просто так. Завершение просто обязательно. Ведь согласитесь, будет очень неловко, если через пару лет случится так, что вам вновь придётся пересечься.
Рекомендации
Никакие этикеты вам не помогут, если пришлёте деловое предложение руководителю крупной компании с почтового ящика, к примеру, «hotpupsik», то каким бы заманчивым сотрудничество ни было, вам, скорее всего, даже не ответят, потому что изначально, увидев название, месседж отправят в корзину.
- Во время отправки писем обязательно старайтесь укладываться в стандартный рабочий график. Поверьте, стиль написания и время могут очень много лишнего о вас поведать другим, что не всегда выгодно и необходимо. Даже если засиживаетесь до ночи на работе, остальным об этом знать не обязательно, иначе решат, что у вас нет личной жизни, вы выпиваете и прочее.
- Многие допускают банальные ошибки, которые расцениваются как попытка манипуляции, например, «Надеюсь на выгодное сотрудничество» и подобное. Не стоит этого делать, лучше используйте шаблоны, которые не вызывают подозрений и причин придраться. Так что лучше попрощаться по старинке, используя фразы «С уважением, фамилия, имя», «Всего доброго!», «Мои искренние пожелания» и прочее. Далее следует указывать название компании, свою должность и обязательно контакты, по которым возможно связаться в экстренных случаях.
- Маленькая хитрость, которая поможет сократить длинный текст: прочитайте его и удалите фразы, а также слова, отсутствие которых не поменяет смысл и суть написанного. Удалите прилагательные, в официально-деловом стиле они обычно не используются. Также совсем не нужны и всякие поговорки, шутки и постскриптумы. И кстати, воздержитесь от использования аббревиатур, особенно, если не уверены на 100%, что получатель их расшифрует. Чтобы не путаться, как именно организовать составление письма, попробуйте придерживаться такого шаблона:
- Введение – тут вы указываете цель и причины обращения.
- Основная часть – в принципе ясно, сама суть уведомления.
- Заключение – это подведение итогов, то есть, просьбы, указания, какие-либо предложения.
Деловая переписка: правила и рекомендации по написанию письма. Эти правила и рекомендации очень помогут вам заключить нужные для вас договора. По тому, как вы оформляете и ведёте переписку – люди определяют ваш уровень, насколько компания серьёзна и стоит ли тратить на вас время. Так что обязательно исправляйте свои ошибки.
Источник: http://qvilon.ru
